Eviti gli sforamenti adeguando il processo di budgeting alla realtà digitale.
Eviti gli sforamenti adeguando il processo di budgeting alla realtà digitale
Mentre cercano di comprendere e calcolare con maggiore precisione il ritorno della propria spesa cloud, le aziende si trovano ad affrontare anche la sfida di pianificare il budget per la crescita nel cloud. Le organizzazioni stimano di sprecare il 30% del proprio budget cloud, ed è dunque inevitabile che a ogni espansione delle ambizioni cloud debba corrispondere un cambiamento radicale nei processi di budgeting.
Parte della soluzione passa dal migliorare la visibilità e l'attribuzione dei costi, così da responsabilizzare gli utenti e i team coinvolti, e dall'adozione di strumenti capaci di automatizzare la governance dei costi e snellire le decisioni. Si tratta però solo di tasselli di una questione più ampia: le aziende devono ripensare l'intero approccio al budget cloud. In questo articolo vediamo come le aziende possono ripensare il proprio processo di budgeting per allineare la spesa cloud agli obiettivi di crescita.
Avviare un cambiamento organizzativo
Il cloud pubblico offre la flessibilità di cui le aziende hanno bisogno per adattarsi rapidamente a condizioni di mercato in continua evoluzione, ma anche le aziende stesse devono evolvere. Le funzioni IT, finance, prodotto e management sono spesso abituate a operare a compartimenti stagni, ma gestire i compromessi tra costi cloud, qualità e prestazioni richiede una collaborazione molto più stretta. Adottando le best practice FinOps — come l'abbattimento dei silos e la promozione di una comunicazione aperta e di una responsabilità condivisa tra queste funzioni — le aziende possono compiere il primo passo nella gestione dei propri budget cloud.
Significa che gli engineer vanno incoraggiati a gestire i costi cloud e a considerare l'ottimizzazione della spesa come un ulteriore indicatore di efficienza. Le funzioni finance e business, dal canto loro, devono comprendere la velocità e il dinamismo dell'IT. Entrambe le anime dell'organizzazione devono concorrere alla definizione di processi e prassi per l'utilizzo del cloud, trovando un equilibrio tra il contenimento dei costi e gli investimenti in risorse cloud a sostegno degli obiettivi di crescita del business.
Una collaborazione così stretta facilita anche il rinnovamento del processo di pianificazione e budgeting aziendale, tradizionalmente a cadenza annuale con previsioni e pianificazione finanziaria trimestrali. Il budget cloud trae infatti vantaggio da un approccio più agile, con cicli di feedback frequenti che consentono ai team di rivedere e aggiornare allocazione delle risorse e modelli di costo in risposta ai cambiamenti del mercato.
Anche i modelli finanziari adottati per il cloud incidono sulla pianificazione e sul budget aziendale. Il basso investimento iniziale e la natura variabile della fatturazione fanno sì che la spesa cloud venga generalmente trattata come Opex (spesa operativa), mentre tradizionalmente gli investimenti nei data center sono contabilizzati come Capex (spesa in conto capitale).
Questo passaggio agevola la previsione della spesa e l'allineamento dei budget ai piani di espansione del business, ma va gestito con attenzione. I cloud provider offrono diverse opzioni di pagamento Opex, sia in termini di pricing sia di operatività, in funzione di variabili come la tipologia di servizio cloud, il livello di servizio e la sua durata. Individuare le opzioni più adatte alla propria azienda richiede un'analisi accurata.
Creare visibilità
Pianificare il budget per la crescita nel cloud richiede trasparenza, sempre più difficile da garantire man mano che l'utilizzo si fa complesso. Il primo passo consiste nell'analizzare i dati su come l'organizzazione alloca, misura e mette a budget le risorse e i servizi cloud già in uso.
Avere visibilità sulla spesa cloud fa emergere concrete opportunità di risparmio: dai piani di sconto sul cloud compute al right-sizing delle risorse, fino agli strumenti automatizzati per spegnere quelle inutilizzate. Con questo livello di visibilità il management può prendere decisioni informate e definire un budget cloud realistico e prudente. Gli stakeholder colgono il valore di business del cloud e i decision-maker imparano a evitare costi imprevisti e a individuare aree di miglioramento.
Un sistema di tagging ben strutturato per attribuire la spesa è essenziale per fare luce sui propri consumi cloud. Con un sistema di questo tipo è possibile identificare, monitorare e gestire le risorse in modo efficace, semplificando l'ottimizzazione della spesa e aumentando il ROI dei deployment cloud. Il tagging consente di riconciliare i dati di costo e di utilizzo con il servizio corretto e di individuare immediatamente eventuali anomalie. Se progettato bene, il sistema di tagging attribuisce ogni voce di costo e di utilizzo al team di competenza, rendendo molto più semplice definire budget cloud accurati. Fornisce inoltre i metadati necessari per un'automazione efficace, così che gli utenti vengano avvisati non appena è richiesto un intervento.
Promuovere la responsabilità
Una volta visibile la destinazione della spesa cloud, è possibile assegnarne la responsabilità al team più indicato. Fornisca a ciascun team gli strumenti e le risorse per gestire in autonomia il proprio utilizzo del cloud e allinearlo al budget disponibile. I team devono essere messi nelle condizioni di elaborare previsioni di spesa, monitorarla e individuare le aree in cui ottimizzare i costi cloud.
Una responsabilità così definita stabilisce aspettative chiare per tutti e le conseguenze di un eventuale sforamento del budget cloud.
Cloud chargeback e showback sono criteri che associano i costi dei servizi cloud all'unità di business che li utilizza. Sono utili per radicare la cultura della responsabilità e supportare le decisioni future. Con il chargeback cloud i reparti vengono fatturati per le risorse cloud che consumano, mentre lo showback si limita a comunicare a ciascun reparto il proprio utilizzo senza addebitarlo. Queste e altre misure favoriscono un approccio decentralizzato al budget cloud, che trasferisce la responsabilità ai singoli team, dotandoli della visibilità necessaria a bilanciare spesa ed esigenze.
Applicare una governance dei costi solida
Con una visibilità e una responsabilità adeguate, si dispone di una base solida per una corretta governance dei costi cloud. Automatizzare il più possibile la gestione dei costi cloud è la chiave per farla funzionare davvero. Un sistema di governance automatizzata robusto avvisa prima che il budget venga superato, segnala picchi di costo e risorse sottoutilizzate e individua le opportunità di risparmio ottenibili attraverso un'ottimizzazione efficace.
Automatizzando la gestione dei costi cloud si rendono più efficienti la creazione e l'applicazione delle policy, liberando tempo e risorse da dedicare a un uso del cloud più innovativo e reattivo alle esigenze del mercato. Prodotti come Flexsave di DoiT contribuiscono a questo livello di efficienza, massimizzando i risparmi derivanti dal compute riservato (Savings Plans, Reserved Instances e/o Committed Use Discounts) senza alcun rischio finanziario né oneri gestionali: l'ottimizzazione dei costi cloud è automatizzata per massimizzare i risparmi con un intervento minimo da parte dell'azienda.
Decidere sul cloud in base al valore di business
Con aziende che registrano in media sforamenti del 23% sui propri budget cloud, l'esigenza di indirizzare la spesa cloud in modo più efficiente è evidente. È il valore di business a dover guidare la decisione se collocare i workloads nel cloud o eseguirli on-premise. Le migrazioni lift-and-shift di applicazioni legacy possono addirittura far lievitare i costi: queste applicazioni sono nate per girare in un data center e nel cloud rendono in modo subottimale, generando un traffico di rete significativo — e costi altrettanto importanti.
Quando si migra un servizio nel cloud, è opportuno ottimizzare il design architetturale per sfruttare i vantaggi dell'ambiente cloud. Ciò può significare ricorrere a prodotti cloud-native per il service management e ridurre il traffico di rete fatturabile non necessario.
Le analisi di trend e di varianza aiutano a capire dove sta andando la spesa cloud. È inoltre possibile fare benchmarking di workloads e costi cloud per valutare le performance del business. Monitorando e misurando con continuità l'utilizzo di workloads e risorse cloud rispetto ai costi, si ottengono insight di valore sul ritorno che il cloud sta generando per l'azienda, con la possibilità di adeguare i budget di conseguenza.
Affidarsi a un partner
Cambiare il modo in cui la sua azienda affronta la spesa cloud e introdurre maggiore visibilità, responsabilità, governance dei costi e processi decisionali orientati al business la metterà su basi decisamente più solide nel pianificare il budget per la crescita nel cloud. Si tratta però di misure tutt'altro che semplici da mettere in pratica.
Poche aziende dispongono delle risorse interne per progettare e implementare un sistema di budgeting per il cloud pubblico capace di sostenere una crescita duratura. Affidandosi però a un partner specializzato nell'accelerare la crescita delle aziende e nell'ottimizzarne il successo nel tempo grazie al cloud, potrà concentrarsi sul proprio business con la certezza che le sue scelte di budgeting cloud la aiuteranno a prosperare.