Evita los sobrecostos ajustando tu proceso de presupuesto a la realidad digital.
Evita los sobrecostos ajustando tu proceso de presupuesto a la realidad digital
A medida que las empresas buscan entender y calcular mejor el retorno de su gasto en la nube, también enfrentan el reto de presupuestar su crecimiento en este entorno. Las organizaciones calculan que pierden el 30% de su presupuesto en la nube, así que cualquier expansión de sus ambiciones en la nube debe ir acompañada de un cambio profundo en los procesos de presupuesto.
Parte de la solución pasa por mejorar la visibilidad y la atribución de costos para responsabilizar a los usuarios y equipos correspondientes, además de incorporar herramientas que automaticen el control de costos y agilicen la toma de decisiones. Sin embargo, estos son solo elementos de un asunto de fondo: las organizaciones necesitan replantear por completo su enfoque al presupuesto en la nube. En este artículo abordamos cómo las empresas pueden repensar su proceso de presupuesto para alinear el gasto en la nube con sus metas de crecimiento.
Impulsa el cambio organizacional
La nube pública aporta la flexibilidad que las empresas necesitan para adaptarse rápido a un mercado en constante cambio, pero las compañías también deben hacer su parte. Las áreas de IT, finanzas, producto y dirección suelen estar acostumbradas a trabajar de forma aislada, pero gestionar las concesiones entre costos, calidad y rendimiento en la nube exige que colaboren más estrechamente. Al adoptar buenas prácticas de FinOps como derribar silos y fomentar la comunicación abierta y la rendición de cuentas entre estas áreas, las organizaciones dan el primer paso para gestionar sus presupuestos en la nube.
Esto significa que se debe motivar a los Engineers a gestionar los costos en la nube y a ver la optimización de costos como una medida más de la eficiencia en la nube. Las áreas financieras y de negocio deben comprender la velocidad y el dinamismo de IT. Ambos lados de la organización tienen que participar en la definición de los procesos y prácticas de uso de la nube, encontrando un equilibrio entre reducir costos e invertir en recursos en la nube que respalden los objetivos de crecimiento del negocio.
Este tipo de colaboración cercana facilita renovar el proceso de planificación y presupuesto del negocio, que tradicionalmente se realiza una vez al año, con pronósticos trimestrales y planificación financiera adicionales. El presupuesto en la nube se beneficia de un enfoque más ágil, con ciclos de retroalimentación frecuentes que permiten a los equipos revisar y ajustar la asignación de recursos y los modelos de costos según los cambios del mercado.
La planificación y el presupuesto del negocio también pueden verse afectados por cambios en los modelos financieros para acomodar el uso de la nube. La baja inversión inicial y la naturaleza variable de la facturación hacen que el gasto en la nube se trate normalmente como Opex (gasto operativo), mientras que las organizaciones suelen contabilizar la inversión en data centers como Capex (gasto de capital).
Este cambio facilita pronosticar el gasto y alinear los presupuestos con los planes de expansión del negocio, pero requiere una gestión cuidadosa. Los proveedores de nube ofrecen distintas opciones de pago Opex en cuanto a Precios y operaciones, según variables como el tipo de servicio en la nube, el nivel de servicio y su duración. Definir las mejores opciones para tomar las decisiones correctas para tu negocio exige un análisis detenido.
Genera visibilidad
Presupuestar el crecimiento en la nube requiere transparencia, algo que puede ser difícil de lograr a medida que el uso se vuelve más complejo. El primer paso es analizar los datos sobre cómo la organización asigna, mide y presupuesta los recursos y servicios en la nube ya existentes.
Tener visibilidad sobre el gasto en la nube revela oportunidades reales de ahorro, como áreas donde podrías aprovechar planes de descuento de cómputo en la nube, hacer right-sizing de recursos o usar herramientas automatizadas para apagar recursos sin uso. Con este nivel de visibilidad, la dirección puede tomar decisiones informadas que se traduzcan en presupuestos en la nube prudentes y realistas. Los stakeholders ven el valor de la nube para el negocio, y quienes deciden aprenden a evitar costos inesperados y a encontrar oportunidades de mejora.
Un sistema de tagging bien gestionado para atribuir el gasto es esencial para dar claridad a tu consumo en la nube. Con un sistema así, puedes identificar, rastrear y gestionar recursos de forma efectiva, lo que facilita optimizar el gasto y mejorar el ROI de tus despliegues en la nube. El tagging te permite conciliar los datos de costo y uso con el servicio correspondiente y detectar de inmediato cualquier anomalía. Bien diseñado, tu sistema de tagging atribuirá cada elemento de costo y uso al equipo correspondiente, lo que facilita establecer presupuestos en la nube con mucha mayor precisión. También aporta los metadatos necesarios para una automatización efectiva, de modo que los usuarios reciban una notificación en cuanto se requiera tomar acción.
Fomenta la rendición de cuentas
Ahora que puedes ver hacia dónde va tu gasto en la nube, puedes asignar la responsabilidad al equipo correspondiente. Dale a cada equipo las herramientas y los recursos que necesita para apropiarse de su uso de la nube y alinearlo con el presupuesto disponible. Deben tener autonomía para crear pronósticos de gasto, hacer seguimiento del mismo y detectar áreas donde puedan optimizar costos en la nube.
Este tipo de rendición de cuentas establece expectativas claras para todos y deja en claro las consecuencias de exceder el presupuesto en la nube.
El chargeback y el showback en la nube son políticas para asociar los costos de los servicios en la nube con la unidad de negocio que los utiliza. Resultan útiles para inculcar la rendición de cuentas y respaldar la toma de decisiones futuras. Con el chargeback, los departamentos reciben una factura por los recursos en la nube que usan, mientras que el showback simplemente les notifica su consumo sin cobrarles. Estas y otras medidas fomentan un enfoque descentralizado del presupuesto en la nube, trasladando la responsabilidad a equipos individuales empoderados con la visibilidad que necesitan para equilibrar su gasto con sus necesidades.
Aplica un control de costos sólido
Con la visibilidad y la rendición de cuentas adecuadas, tienes una base sólida para un buen control de costos en la nube. Automatizar la gestión de costos en la nube tanto como sea posible es la clave para que funcione. Un sistema automatizado y robusto de control de costos te alertará antes de que excedas tu presupuesto, te informará de picos de costo y recursos subutilizados, e identificará oportunidades de ahorro alcanzables mediante una optimización efectiva.
Al automatizar la gestión de costos en la nube, vuelves más eficiente la creación y el cumplimiento de políticas, lo que libera tiempo y recursos para enfocarte en usar la nube de forma más innovadora y en sintonía con las necesidades del mercado. Productos como Flexsave, de DoiT, ayudan a lograr este nivel de eficiencia maximizando el ahorro del cómputo reservado (Savings Plans, Reserved Instances y/o Committed Use Discounts) sin riesgo financiero ni gestión adicional, automatizando la optimización de costos en la nube para maximizar el ahorro con la mínima intervención de tu organización.
Toma decisiones de nube basadas en el valor para el negocio
Con empresas que en promedio exceden en un 23% sus presupuestos en la nube, la necesidad de canalizar el gasto en la nube de forma más eficiente es evidente. El valor para el negocio debería guiar la decisión de alojar workloads en la nube o de desplegarlos localmente. Las migraciones lift-and-shift de aplicaciones legacy pueden incluso aumentar los costos, porque esas aplicaciones se diseñaron para correr en un data center y rinden por debajo de lo óptimo, generando un tráfico de red significativo —y costos asociados— al ejecutarse en la nube.
Cuando migras un servicio a la nube, conviene optimizar el diseño arquitectónico para aprovechar las ventajas del entorno cloud. Esto puede implicar usar productos cloud-native para gestionar el servicio y reducir el tráfico de red facturable e innecesario.
El análisis de tendencias y de varianza te ayudará a ver hacia dónde se dirige tu gasto en la nube. También puedes hacer benchmark de los workloads y costos en la nube para evaluar el desempeño del negocio. Al rastrear y medir continuamente el uso de workloads o recursos en la nube frente a los costos, se obtiene información valiosa sobre el valor que la nube aporta a tu negocio, lo que te permite ajustar los presupuestos en consecuencia.
Trabaja con un partner
Cambiar la forma en que tu organización aborda el gasto en la nube e incorporar mayor visibilidad, rendición de cuentas, control de costos y mejor toma de decisiones de negocio te dará una base mucho más sólida al presupuestar tu crecimiento en la nube. Pero estas no son medidas sencillas de implementar para ninguna organización.
Pocas empresas cuentan con los recursos internos para diseñar e implementar un sistema de presupuesto para la nube pública que las encamine hacia el crecimiento sostenido. Sin embargo, al asociarte con un partner especializado en ayudar a las empresas a acelerar su crecimiento y optimizar para el éxito continuo a través de la nube, puedes concentrarte en tu negocio con la confianza de que tus decisiones de presupuesto en la nube te ayudarán a prosperar.