Évitez les dépassements en adaptant votre processus budgétaire à la réalité du numérique.
Évitez les dépassements en adaptant votre processus budgétaire à la réalité du numérique
Alors qu'elles cherchent à mieux comprendre et calculer le retour sur leurs dépenses cloud, les entreprises doivent aussi relever le défi de budgétiser leur croissance dans le cloud. Les organisations estiment gaspiller 30 % de leur budget cloud ; il est donc logique que toute montée en puissance de leurs ambitions cloud s'accompagne d'une refonte profonde de leurs processus budgétaires.
Une partie de la réponse passe par une meilleure visibilité et une attribution plus fine des coûts, afin de responsabiliser les utilisateurs et les équipes concernés, mais aussi par l'adoption d'outils permettant d'automatiser la gouvernance des coûts et de fluidifier la prise de décision. Mais ce ne sont là que les éléments d'une question plus fondamentale : les organisations doivent repenser intégralement leur approche du budget cloud. Dans cet article, nous explorons les pistes qui permettent aux entreprises de revoir leur processus budgétaire pour aligner leurs dépenses cloud sur leurs ambitions de croissance.
Engager le changement organisationnel
Le cloud public apporte la flexibilité nécessaire pour s'adapter rapidement à des conditions de marché en constante évolution, mais les entreprises doivent elles aussi évoluer. Les fonctions IT, finance, produit et direction ont souvent l'habitude de travailler en silos ; or, arbitrer entre coûts cloud, qualité et performance exige une collaboration bien plus étroite. En adoptant les bonnes pratiques FinOps — décloisonner les équipes, encourager une communication ouverte et la responsabilisation entre ces fonctions —, les organisations posent la première pierre de la maîtrise de leurs budgets cloud.
Concrètement, il faut encourager les Engineers à piloter les coûts cloud, en faisant de l'optimisation des coûts un indicateur supplémentaire d'efficacité cloud. Les fonctions finance et métier doivent, de leur côté, intégrer la rapidité et le dynamisme de l'IT. Les deux versants de l'organisation doivent participer à la définition des processus et pratiques d'utilisation du cloud, en trouvant le juste équilibre entre la réduction des coûts et l'investissement dans des ressources cloud au service de la croissance.
Cette collaboration étroite facilite la refonte du processus de planification et de budgétisation, traditionnellement annuel, complété par des prévisions et une planification financière trimestrielles. La budgétisation cloud gagne à adopter une approche plus agile, fondée sur des cycles de feedback fréquents qui permettent aux équipes de revoir et d'ajuster leurs allocations de ressources et leurs modèles de coûts au fil des évolutions du marché.
La planification et la budgétisation peuvent également être impactées par les changements de modèles financiers liés au cloud. Le faible investissement initial et la nature variable de la facturation font que la dépense cloud est généralement traitée en Opex (dépenses opérationnelles), alors que les organisations sont habituées à comptabiliser leurs investissements en data centers en Capex (dépenses d'investissement).
Ce basculement facilite la prévision des dépenses et l'alignement des budgets sur les plans de développement, mais il exige une gestion rigoureuse. Les fournisseurs cloud proposent différentes options de paiement Opex en matière de tarification et d'opérations, qui dépendent de variables telles que le type de service cloud, le niveau de service et sa durée. Choisir les options les mieux adaptées à votre activité demande une réflexion approfondie.
Créer de la visibilité
Budgétiser la croissance dans le cloud exige de la transparence — un objectif d'autant plus difficile à atteindre que les usages se complexifient. La première étape consiste à analyser la façon dont l'organisation alloue, mesure et budgétise ses ressources et services cloud existants.
Mettre en lumière la dépense cloud révèle de véritables leviers d'économies : recourir aux plans de remise sur le compute cloud, faire du right-sizing des ressources ou utiliser des outils automatisés pour arrêter celles qui sont inutilisées. Forte de cette visibilité, la direction peut prendre des décisions éclairées et fixer des budgets cloud à la fois prudents et réalistes. Les parties prenantes perçoivent la valeur métier du cloud, et les décideurs apprennent à éviter les coûts imprévus comme à repérer les marges de progression.
Un système de tagging bien géré pour attribuer les dépenses est essentiel pour éclairer votre consommation cloud. Avec un tel dispositif, vous identifiez, suivez et gérez efficacement vos ressources, ce qui facilite l'optimisation des dépenses et améliore le ROI de vos déploiements cloud. Le tagging vous permet de rapprocher les données de coût et d'usage du service correspondant et de détecter immédiatement toute anomalie. Bien conçu, il rattache chaque ligne de coût et d'usage à l'équipe concernée, ce qui rend les budgets cloud bien plus simples à fixer avec précision. Il fournit également les métadonnées nécessaires à une automatisation efficace, pour alerter les utilisateurs dès qu'une action s'impose.
Instaurer la responsabilisation
Maintenant que vous savez où va votre dépense cloud, vous pouvez en confier la responsabilité à l'équipe adéquate. Donnez à chacune les outils et les ressources nécessaires pour s'approprier son usage cloud et l'aligner sur le budget cloud disponible. Elles doivent pouvoir établir des prévisions de dépenses, suivre leurs consommations et repérer les zones où optimiser les coûts cloud.
Ce degré de responsabilisation fixe des attentes claires pour tous et précise les conséquences d'un dépassement de budget cloud.
Le chargeback et le showback cloud sont des dispositifs qui rattachent les coûts des services cloud à l'unité métier qui les consomme. Ils sont utiles pour ancrer la responsabilisation et étayer les décisions futures. Avec le chargeback cloud, les départements sont facturés pour les ressources cloud qu'ils utilisent ; avec le showback, chaque département est simplement informé de sa consommation, sans être facturé. Ces dispositifs, parmi d'autres, encouragent une approche décentralisée du budget cloud, qui transfère la responsabilité aux équipes en leur donnant la visibilité nécessaire pour équilibrer leurs dépenses et leurs besoins.
Mettre en place une gouvernance des coûts solide
Une fois la visibilité et la responsabilisation correctement établies, vous disposez d'une base solide pour une véritable gouvernance des coûts cloud. Automatiser autant que possible la gestion de vos coûts cloud est la clé pour qu'elle tienne ses promesses. Un système robuste de gouvernance automatisée des coûts vous alerte avant tout dépassement de budget, vous signale les pics de coûts et les ressources sous-utilisées, et identifie les économies à portée de main grâce à une optimisation efficace.
En automatisant la gestion des coûts cloud, vous rendez la création et l'application des politiques plus efficientes, libérant du temps et des ressources pour utiliser le cloud comme un véritable levier d'innovation et de réactivité face au marché. Des produits comme Flexsave de DoiT permettent d'atteindre ce niveau d'efficacité en maximisant vos économies sur le compute réservé (Savings Plans, Reserved Instances et/ou Committed Use Discounts), sans aucun risque financier ni effort de gestion — l'optimisation des coûts cloud est automatisée pour maximiser les économies avec un minimum d'intervention de votre organisation.
Prendre des décisions cloud guidées par la valeur métier
Avec des dépassements moyens de 23 % sur les budgets cloud, le besoin d'orienter ces dépenses avec plus d'efficacité ne fait aucun doute. C'est la valeur métier qui doit dicter le choix d'héberger des workloads dans le cloud ou de les déployer en local. Les migrations lift-and-shift d'applications historiques peuvent même alourdir les coûts : conçues pour tourner dans un data center, ces applications affichent des performances dégradées et génèrent un trafic réseau important — donc coûteux — une fois exécutées dans le cloud.
Lorsque vous migrez un service vers le cloud, optimisez votre conception architecturale pour tirer pleinement parti de l'environnement cloud. Cela peut passer par l'utilisation de produits cloud-native pour la gestion des services et par la réduction du trafic réseau facturable inutile.
L'analyse des tendances et des écarts vous aide à comprendre où part votre dépense cloud. Vous pouvez aussi benchmarker vos workloads et vos coûts cloud pour évaluer la performance de l'entreprise. En suivant et en mesurant en continu l'utilisation des workloads ou des ressources cloud au regard des coûts, vous obtenez des indicateurs puissants sur la valeur que le cloud génère pour votre activité — et vous ajustez vos budgets en conséquence.
S'appuyer sur un partenaire
Changer la façon dont votre organisation aborde la dépense cloud, et renforcer la visibilité, la responsabilisation, la gouvernance des coûts et la prise de décision métier, vous placera indéniablement sur des bases plus solides pour budgétiser votre croissance dans le cloud. Mais ces chantiers ne sont simples à mener pour aucune organisation.
Peu d'entreprises disposent en interne des ressources nécessaires pour concevoir et déployer un système de budgétisation du cloud public qui les engage sur la voie d'une croissance durable. En vous appuyant sur un partenaire spécialisé dans l'accélération de la croissance et la réussite pérenne via le cloud, vous pouvez vous concentrer sur votre activité, avec la certitude que vos décisions budgétaires cloud vous aideront à prospérer.