Tirer parti du FinOps demande un effort collectif et impose souvent de repenser le rapport de toute l'organisation aux coûts cloud. Voici comment réussir une adoption sans accroc.
Le FinOps a bouleversé l'écosystème cloud, poussant les équipes transverses à reconsidérer leur vision des dépenses cloud, à mieux communiquer entre elles à ce sujet et à prendre des décisions business plus éclairées.
Mais le FinOps relève davantage d'un changement culturel que d'un ensemble de bonnes pratiques ou d'une checklist de tâches. Car même s'il y aura toujours quelques personnes — ou une équipe FinOps centralisée — soucieuses des coûts, le véritable défi consiste à embarquer l'ensemble des parties prenantes.
De fait, Donner aux Engineers les moyens d'agir et Adoption organisationnelle se classent respectivement n°1 et n°3 parmi les principaux défis des praticiens FinOps, selon la FinOps Foundation.
Résultat : la barrière à l'entrée du FinOps reste souvent trop élevée pour les organisations sous tension, car une adoption réussie suppose qu'un grand nombre de personnes changent leur rapport aux coûts cloud.
Source : State of FinOps 2023 par la FinOps Foundation
Vous pouvez néanmoins agir progressivement pour aider vos parties prenantes à muscler leur réflexe FinOps, afin qu'elles deviennent plus collaboratives et s'approprient leur usage du cloud.
À travers l'exemple d'" Alex ", un Engineering Lead fictif, nous allons vous montrer comment amener vos collègues vers le FinOps en nous appuyant sur les pratiques de nos clients les plus matures, qui combinent DoiT Cloud Intelligence™ et d'autres activités de formation FinOps.
Définir les coûts cloud qui doivent intéresser chaque partie prenante
L'initiative la plus répandue pour instaurer une culture FinOps, selon le rapport The State of FinOps 2023 de la FinOps Foundation, consiste à apporter visibilité et transparence sur les coûts cloud. Et la première étape — en supposant que vos ressources sont déjà taguées ou labellisées — pour offrir cette visibilité aux parties prenantes consiste à définir les coûts qui doivent les concerner.
Pour un Engineering Lead, il peut s'agir du coût d'exécution du produit ou de l'application dont il a la charge. Nos clients créent des Attributions pour définir les catégories de coûts qui intéressent chaque partie prenante. Les Attributions permettent de mapper les coûts cloud sur des catégories propres à votre organisation — produits, équipes, etc. — en regroupant les ressources cloud entre elles.
En tant qu'Engineering Lead, Alex est en charge de l'application de Business Intelligence (BI) de son entreprise. Pour mieux comprendre les coûts, il regroupe les ressources cloud utilisées par cette application BI au sein d'une Attribution. Dans l'exemple ci-dessous, les coûts de l'application BI correspondent à toute ressource portant un label team ou une valeur de label de projet égale à BI Application.
Les Attributions servent ainsi à regrouper les ressources cloud rattachables à l'application BI. Dans l'exemple ci-dessous, les coûts de l'application BI correspondent à toute ressource portant un label team ou une valeur de label de projet égale à BI Application.
Définition de BI Application dans DoiT Cloud Intelligence en regroupant les ressources via les Attributions
Chaque entreprise définit ces catégories à sa manière. Un produit donné peut par exemple être défini par un seul AWS Account ou GCP Project, par une seule valeur de tag ou de label, ou par une combinaison de plusieurs critères.
Apporter de la visibilité sur les coûts cloud
Une fois les Attributions créées, vous pouvez bâtir des rapports pour aider vos parties prenantes à explorer les coûts liés à leur périmètre.
Dans notre exemple, nous décomposons les coûts de l'application BI par service afin d'identifier les principaux postes de dépenses.
Décomposition des coûts de l'application BI par service dans DoiT Cloud Intelligence
Pour aller plus loin, on peut configurer le rapport de façon à afficher les variations en % des coûts par service, d'une période sur l'autre, et mieux repérer les évolutions qui pèsent réellement sur les dépenses de l'application BI.
Mise en évidence des plus fortes variations en % des coûts par service via une heatmap dans DoiT Cloud Intelligence
Automatiser les rapports d'usage du cloud
Au démarrage de votre démarche FinOps, vos parties prenantes ne seront sans doute pas assez motivées pour apprendre un nouvel outil — encore moins pour bâtir leurs propres rapports d'analyse des coûts cloud.
Dans ce cas, vous pouvez créer ces rapports pour elles et programmer leur envoi à intervalles réguliers. Vous sensibilisez ainsi vos interlocuteurs à leurs coûts cloud sans leur imposer la prise en main immédiate d'un nouvel outil.
Dans notre exemple, on inclura l'Engineering Lead dans cet envoi programmé, ainsi que les Engineers de son équipe.
Automatisation de l'envoi des rapports de coûts cloud dans DoiT Cloud Intelligence
Décomposer les coûts cloud par catégories personnalisées
L'Engineering Lead n'a peut-être pas vocation à répartir les coûts cloud entre toutes les applications, mais il voudra sans doute ventiler le coût de la sienne selon une autre dimension, par exemple les environnements.
Pour cela, vous pouvez utiliser les Attribution Groups, qui permettent une allocation des coûts entre un ensemble commun d'Attributions. Ci-dessous, vous voyez un Attribution Group regroupant trois applications, dont l'application BI de notre Engineering Lead. Nous en avons créé un similaire pour les coûts par environnement.
Regrouper toutes les applications pour identifier d'éventuels coûts non alloués dans DoiT Cloud Intelligence
Une fois ces Attribution Groups créés, vous pouvez les utiliser dans les rapports pour ventiler les coûts d'un groupe en fonction d'un autre. Ci-dessous, les coûts de notre application BI sont ventilés par environnement, eux-mêmes définis via des Attributions.
Ventilation des coûts de l'application BI par environnement dans DoiT Cloud Intelligence
Améliorer la prévisibilité des dépenses grâce aux Budgets
Une fois vos parties prenantes sensibilisées à leur part de la facture cloud, l'étape suivante consiste à affiner leur compréhension de ces coûts d'une période à l'autre.
De nombreux clients DoiT créent des Budgets et automatisent les alertes pour leurs parties prenantes dans DoiT Cloud Intelligence — et pas seulement à des fins de planification financière.
Ils utilisent les Budgets comme cadre de test d'hypothèses pour leurs équipes, l'hypothèse étant " Je prévois de dépenser _______ sur la prochaine [période]. " Lorsqu'un dépassement survient, il déclenche une communication accrue entre la partie prenante et son équipe.
Par exemple, pour déterminer si le dépassement vient d'un budget sous-évalué ou d'une réelle surconsommation sur un ou plusieurs services.
Répété, cet exercice améliore leur compréhension (et la vôtre) des coûts cloud et rend ces derniers plus prévisibles dans la durée.
Construire des budgets de coûts cloud dans DoiT Cloud Intelligence
Les Attributions — comme celle utilisée pour définir BI Application — déterminent le périmètre de coûts que votre ou vos budgets surveilleront.
Ci-dessous, un budget mensuel créé pour notre Engineering Lead en charge de l'application BI.
Vous pouvez ici :
- Définir le montant du budget (et consulter les coûts de l'application BI sur le mois précédent pour comparaison)
- [Optionnel] Adapter le budget en continu
- Caler automatiquement le montant du budget sur la dépense de la période précédente
- Intégrer une croissance dans votre budget
- Choisir les destinataires des alertes budgétaires
- Envoyer les alertes budgétaires sur le ou les canaux Slack pertinents
- Définir les seuils budgétaires à partir desquels alerter les parties prenantes
- Visualiser la dépense actuelle et prévisionnelle au regard du montant du budget
- Consulter l'historique des dépenses pour la ou les Attributions sur lesquelles vous bâtissez un budget.
Construire des budgets de coûts cloud dans DoiT Cloud Intelligence
Dès qu'un seuil est dépassé, notre Engineering Lead reçoit un e-mail (et un message Slack) avec les informations suivantes :
Exemple d'alerte budgétaire automatisée envoyée depuis DoiT Cloud Intelligence
Il a aussi la possibilité d'enquêter sur la cause du dépassement.
Et si votre seuil de 50 % était dépassé dès le cinquième jour du mois ? À l'évidence, quelque chose d'imprévu s'est produit.
Depuis un Budget (ou depuis son alerte Slack), vos parties prenantes peuvent générer en un clic un rapport préconfiguré qui ventile les coûts de l'Attribution par service afin d'en identifier la cause potentielle.
Dans l'exemple ci-dessous, on observe une hausse spectaculaire des coûts Cloud Storage en début de mois.
Analyser un dépassement précoce de seuil budgétaire dans DoiT Cloud Intelligence
Mettre en place des alertes de coûts cloud granulaires
Les Budgets sont utiles si vos seuils d'alerte reposent sur des valeurs absolues (par ex. dollars dépensés) et que vous évaluez un seul élément (par ex. l'application BI).
Ils le sont moins si vous voulez évaluer séparément chaque instance d'une même dimension (chacun de vos clusters K8s, par exemple) ou baser vos alertes sur des variations en % sur un intervalle donné (par ex. hebdomadaire).
Imaginons que vous vouliez être averti dès qu'un cluster K8s connaît une hausse mensuelle de plus de 15 %. Il faudrait normalement créer un budget par cluster, saisir manuellement le montant correspondant à une hausse de 15 % par rapport à la semaine précédente, puis remettre à jour chacun de ces budgets en permanence. Vous voyez le problème.
Pour ces situations où vous souhaitez sensibiliser vos parties prenantes à un niveau de granularité plus fin, les clients DoiT mettent en place des Alertes.
Exemple : surveiller toute ressource pour une hausse hebdomadaire de 25 %
Imaginons que l'on veuille notifier notre Engineering Lead dès qu'une ressource — un bucket S3, par exemple — associée à l'application BI augmente de 25 % d'une semaine sur l'autre. Cela lui donne un signal d'alerte précoce sur une hausse imprévue des coûts de calcul.
Dans l'exemple ci-dessous, on procède ainsi :
- Cibler l'alerte sur les coûts de l'application BI via l'Attribution créée
- Configurer l'alerte pour surveiller une hausse de 25 %
- Sélectionner Resource dans le menu déroulant Evaluate for each afin de surveiller chaque ressource
Configuration d'une alerte qui surveille une hausse hebdomadaire des coûts >25 % pour toute VM utilisée par notre application BI
Une fois cela fait, il suffit de saisir le ou les e-mails des parties prenantes à alerter, qu'il s'agisse uniquement de l'Engineering Lead ou de toute son équipe.
Configurer une alerte de coût dans DoiT Cloud Intelligence
Repérer les pics de coûts avant qu'ils ne dégénèrent
Avec autant d'éléments en mouvement dans le cloud, garder l'œil sur tout devient difficile. Pour les angles morts que vos Alertes et vos Budgets ne couvrent pas, il y a la détection d'anomalies.
La détection d'anomalies définit de manière autonome ce qu'est une dépense normale pour votre organisation — par compte ou projet, par service — et vous notifie en cas de dépense anormale.
Exemple d'anomalie de coût cloud détectée dans DoiT Cloud Intelligence
Cela dit, les parties prenantes individuelles ne s'intéresseront sans doute pas aux anomalies à l'échelle de la dépense cloud globale, ni même peut-être à un projet ou un compte spécifique.
Heureusement, vous pouvez activer la détection d'anomalies sur des Attributions individuelles. On peut ainsi évaluer les anomalies dans le périmètre de l'application BI, et notre Engineering Lead sera notifié dès qu'une anomalie est détectée.
Activer la détection d'anomalies pour une catégorie de coûts personnalisée dans DoiT Cloud Intelligence
Une hausse peut très bien ne pas apparaître comme une anomalie à l'échelle de la dépense cloud globale, mais en être une dès lors que l'on n'examine que les coûts de l'application BI.
Quand vos parties prenantes peuvent identifier les pics de coûts en autonomie et tôt, elles passent moins de temps à cerner la source ou l'ampleur du problème, et plus de temps à analyser avec leur équipe ce qui s'est passé et comment l'éviter à l'avenir. Surtout, cela renforce naturellement leur sens des responsabilités sur les coûts.
Renforcer la conscience des coûts via des digests quotidiens
Enfin, pour le suivi quotidien des dépenses, beaucoup de responsables FinOps chez nos clients DoiT abonnent leurs équipes à des Daily Digests sur leur part de la facture cloud.
Les Daily Digests apportent un contexte jour après jour, mois après mois et depuis le début du mois sur la dépense d'une Attribution.
Dans notre exemple, on peut abonner notre Engineering Lead aux Daily Digests de l'application BI. Ainsi, même en l'absence de pic anormal ou de dépassement de seuil budgétaire, il reste informé de ses coûts au jour le jour.
Exemple de rapport Daily Digest envoyé depuis DoiT Cloud Intelligence
Activités de formation FinOps
Cela dit, la technologie ne suffit pas, à elle seule, à faire adopter le FinOps à votre organisation. Elle doit s'accompagner d'autres activités et ressources pédagogiques.
C'est pourquoi les clients DoiT ont accès à des spécialistes FinOps qui aident leurs organisations à intégrer les principes du FinOps via des activités individuelles et collectives.
Accompagnement FinOps individuel
À titre individuel, nos spécialistes FinOps accompagnent les clients dans l'adoption des capacités FinOps : compréhension et allocation des coûts, fiabilisation des prévisions, optimisation des remises liées aux commitments et des remises commerciales, et mobilisation des Engineers pour optimiser leurs coûts cloud.
Visibilité et allocation des coûts
Si déchiffrer votre facture cloud vous pose problème, nous vous aidons à concevoir des rapports de coûts sur mesure qui sensibilisent non seulement vous-même mais aussi vos parties prenantes, et qui permettent à chacun de comprendre les coûts unitaires.
Cela inclut :
- Mettre en place des rapports en libre-service et les diffuser efficacement au bon public, sur le bon canal, au bon moment
- Suivre les tendances de dépenses à un niveau global ou détaillé
- Faire remonter les anomalies de coût ou d'usage au groupe propriétaire de cet usage
- Construire des budgets fiables pour vos groupes de parties prenantes
Autant de leviers pour amener ces groupes à développer une véritable responsabilisation sur les coûts.
Mieux encore : nous pouvons automatiser ces tâches pour que vous n'ayez à les configurer qu'une seule fois pour vos parties prenantes.
De fait, les alertes d'anomalies et de budgets se classent respectivement n°1 et n°2 parmi les domaines que les praticiens FinOps prévoient d'automatiser en 2023, selon le rapport State of FinOps 2023 de la FinOps Foundation.
Source : State of FinOps 2023 par la FinOps Foundation
Optimisation tarifaire via les commitments et les remises commerciales
Si beaucoup de clients utilisent des produits d'économies automatisés comme Flexsave pour couvrir l'intégralité de leur dépense compute on-demand, certaines entreprises préfèrent acheter elles-mêmes leurs CUDs ou Savings Plans sur 3 ans et laisser Flexsave couvrir le reste.
Dans ces cas-là, nos spécialistes FinOps travaillent avec votre équipe pour traduire vos plans business à long terme en un commitment cohérent sur trois ans, afin de maximiser vos économies sur les remises liées aux commitments tout en limitant le risque de sous-utilisation.
Par ailleurs, lorsqu'il s'agit de négocier un EDP ou un commitment cloud, il est difficile de savoir si vous obtenez de bonnes conditions, ou si vous pouvez aller chercher une remise plus importante sur certaines SKU au regard de votre usage projeté. Vous bénéficiez ici de notre expérience acquise auprès de centaines de clients dans la négociation de commitments avec les fournisseurs cloud, pour décrocher les meilleures conditions possibles.
Gamification
Le FinOps étant un changement culturel qui exige souvent une évolution des comportements organisationnels, des initiatives de gamification peuvent motiver les parties prenantes et accélérer l'adoption à l'échelle de l'organisation.
Comment intégrer des mécaniques de jeu au FinOps ? Beaucoup mettent en place des classements, mais pas nécessairement pour suivre quelle équipe ou quelle personne a réalisé le plus d'économies. Nous avons constaté que les classements d'économies peuvent produire des effets indésirables. Ils peuvent par exemple inciter les équipes à privilégier les approches les plus inefficaces plutôt que celles qui auraient le plus d'impact si elles étaient optimisées.
L'approche FinOps de la " culture sans blâme " est essentielle dans cette démarche. Certaines organisations ont tendance à reprocher aux Engineers de ne pas avoir bien construit du premier coup, ou à féliciter ceux qui sont meilleurs que les autres.
Ce n'est pas sain : cela nuit à l'atteinte de l'objectif et freine la collaboration. Une activité plus utile consiste à récompenser le signalement et la découverte, ce qui aide à mettre en lumière des zones jusque-là négligées sur lesquelles concentrer la gamification. L'objectif est de réduire les inefficacités propres à l'activité, qui peuvent parfois être très spécifiques.
Les initiatives de gamification les plus réussies sont celles qui collent à la culture de l'entreprise et qui ciblent les enjeux les plus problématiques et à plus fort impact. On récompense alors les équipes qui systématisent les optimisations, et les félicitations ou " points " sont attribués selon le poids des initiatives traitées.
Quels exemples d'activités peut-on gamifier ?
- La conformité du tagging (augmenter le % de ressources taguées)
- La réduction des dépassements de budgets
- La diminution du temps nécessaire pour résoudre les anomalies de coûts cloud
- L'amélioration de la couverture par réservations
- L'optimisation de l'usage avant une migration ou la prise d'un commitment commercial
Gamification rime aussi avec récompenses ou reconnaissance : n'hésitez pas à faire preuve de créativité, tout en tenant compte de la culture d'entreprise. Vous pouvez vous appuyer sur des produits d'incitation existants (chez DoiT, nous utilisons Bonusly), mais nous avons aussi vu des équipes consacrer leurs économies au financement de billets de conférence ou de soirées d'équipe.
Formation FinOps en groupe
Nos spécialistes FinOps animent des FinOps Bootcamps de plusieurs semaines, qui présentent les concepts et outils clés du FinOps à des groupes de clients. L'objectif : vous aider à situer votre organisation sur la courbe d'adoption FinOps, bâtir des plans individuels pour atteindre vos objectifs et poser les bases d'une stratégie FinOps complète.
Ces sessions de groupe sont aussi l'occasion d'apprendre auprès de pairs clients dans une situation comparable : ce qu'ils ont déjà essayé, les tactiques qui ont fonctionné, les difficultés rencontrées, et bien plus.
Adopter le FinOps, c'est un travail d'équipe
Vous ne pourrez pas tirer parti des bénéfices du FinOps sans la communication et la collaboration qu'apporte une adoption culturelle réussie.
Vos parties prenantes n'adopteront probablement pas du jour au lendemain de nouveaux outils censés leur apporter de la visibilité ; il faut donc aller les chercher sur leur terrain.
Beaucoup des clients DoiT les plus matures en FinOps utilisent DoiT Cloud Intelligence pour développer la conscience des coûts et la collaboration, car la solution apporte un contexte précieux sans imposer aux parties prenantes l'apprentissage de nouveaux outils. Avec le temps, elles développent une meilleure conscience de leurs coûts et un véritable sens des responsabilités à leur égard.
Si vous n'êtes pas encore client DoiT, contactez-nous pour en savoir plus sur l'accès à DoiT Cloud Intelligence et à nos spécialistes FinOps, et accélérer l'adoption du FinOps dans votre organisation.