Colher os benefícios do FinOps é um esforço de equipe e, em geral, exige uma mudança organizacional na forma como sua empresa lida com os custos de cloud. Veja o que fazer para uma adoção sem fricção.
O FinOps caiu como uma bomba no ecossistema de cloud, levando equipes multifuncionais a repensar como enxergam os gastos com cloud, como conversam sobre esses gastos e como tomam decisões de negócio.
Mas o FinOps é mais uma mudança cultural do que um conjunto de boas práticas ou um checklist de tarefas. Afinal, mesmo que sempre exista um pequeno grupo de pessoas — ou um time centralizado de FinOps — preocupado com custos, o desafio é conquistar o engajamento dos demais stakeholders.
Tanto é que "Empoderar engenheiros para agir" e "Adoção organizacional" aparecem em #1 e #3, respectivamente, entre os principais desafios para os profissionais de FinOps, segundo a FinOps Foundation.
Por isso, a barreira de entrada do FinOps costuma ser alta demais para empresas atarefadas: uma adoção bem-sucedida depende de muita gente repensar a relação com os custos de cloud.
Fonte: State of FinOps 2023, da FinOps Foundation
Mas há ações que você pode tomar para, aos poucos, ajudar os stakeholders a fortalecer o "músculo do FinOps", tornando-os mais colaborativos e responsáveis pelo uso da cloud.
Usando "Alex", um Engineering Lead hipotético, como exemplo, vamos mostrar como dar aquele empurrãozinho nos seus colegas rumo à adoção do FinOps, destacando o que nossos clientes mais maduros em FinOps fazem com o DoiT Cloud Intelligence™ e outras atividades de capacitação.
Defina os custos de cloud que cada stakeholder precisa acompanhar
A iniciativa mais popular para estabelecer uma cultura de FinOps, segundo o relatório "The State of FinOps 2023" da FinOps Foundation, é criar visibilidade e transparência sobre os custos de cloud. E o primeiro passo — supondo que seus recursos já estejam tagueados/rotulados — para gerar visibilidade e transparência aos stakeholders é definir quais custos cada um deles deve acompanhar.
Para um Engineering Lead, isso pode significar o custo de rodar o produto/aplicação pelo qual é responsável. Nossos clientes criam Attributions para definir as categorias de custo que importam a cada stakeholder. As Attributions ajudam a mapear os custos de cloud em categorias específicas da organização, como produtos, times e outras, agrupando recursos de cloud.
Como Engineering Lead, Alex ficou encarregado de gerenciar a aplicação de Business Intelligence (BI) da empresa. Para entender os custos com mais profundidade, ele agrupa em uma Attribution os recursos de cloud usados pela aplicação de BI. No exemplo abaixo, os custos da BI Application são definidos como qualquer recurso tagueado com a label "team" ou com um valor de label de projeto correspondente a "BI Application".
Você usaria as Attributions para agrupar os recursos de cloud que podem ser atribuídos à aplicação de BI. No exemplo abaixo, os custos da BI Application são definidos como qualquer recurso tagueado com a label "team" ou com um valor de label de projeto correspondente a "BI Application".
Definindo "BI Application" no DoiT Cloud Intelligence ao agrupar recursos com Attributions
A definição dessas categorias muda de empresa para empresa. Um único produto, por exemplo, pode ser definido por uma única AWS Account / GCP Project, por um único valor de tag/label ou por uma combinação de tudo isso e mais.
Dê visibilidade aos custos de cloud
Depois que as Attributions estiverem criadas, você pode montar relatórios para ajudar seus stakeholders a se aprofundar nos custos ligados ao trabalho deles.
No nosso exemplo, abrimos os custos da BI Application por serviço para entender o que mais pesa na conta.
Abrindo os custos da BI Application por serviço no DoiT Cloud Intelligence
Indo além, dá para configurar o relatório para exibir variações percentuais nos custos de serviços, período a período, identificando com mais facilidade qualquer mudança que impacte de fato o gasto da BI Application.
Destacando as maiores variações percentuais nos custos de serviços com um heatmap no DoiT Cloud Intelligence
Automatize os relatórios de uso da cloud
No começo dos seus esforços de adoção do FinOps, é provável que seus stakeholders ainda não estejam motivados o bastante para aprender uma ferramenta nova — quanto mais para criar os próprios relatórios de análise de custos.
Se for esse o caso, monte esses relatórios para eles e agende a entrega em intervalos regulares. Assim, você aproxima os stakeholders dos próprios custos de cloud no ritmo deles, sem exigir que aprendam uma ferramenta nova de cara.
No nosso caso, faria sentido incluir o Engineering Lead no relatório agendado, junto com os engenheiros que se reportam a ele.
Automatizando a entrega de relatórios de custos de cloud no DoiT Cloud Intelligence
Abrindo custos de cloud por categorias personalizadas
O Engineering Lead pode não se importar em ratear os custos de cloud entre todas as aplicações, mas talvez queira abrir o custo da própria aplicação por outra categoria personalizada, como ambientes.
Para isso, dá para usar os Attribution Groups, que permitem fazer rateio de custos entre um conjunto comum de Attributions. Abaixo, você vê um Attribution Group com três aplicações diferentes, incluindo a BI Application do nosso Engineering Lead. Também criamos um similar para custos de Ambiente.
Agrupando todas as nossas aplicações para identificar custos não alocados no DoiT Cloud Intelligence
Depois de criar esses Attribution Groups, você pode usá-los em Reports para abrir o custo de um grupo por outro. Abaixo, vemos os custos da nossa BI Application abertos por ambiente, também definidos com Attributions.
Abrindo os custos da BI Application por Ambiente no DoiT Cloud Intelligence
Aumente a previsibilidade de gastos para os stakeholders com Budgets
Depois que os stakeholders ficam cientes da fatia da fatura de cloud que cabe a eles, o próximo passo é aprofundar o entendimento desses custos, período a período.
Muitos clientes da DoiT criam Budgets e automatizam alertas para os stakeholders no DoiT Cloud Intelligence — e não só para planejamento financeiro.
Eles usam os Budgets como um framework de teste de hipótese para os stakeholders, em que a hipótese é "Espero gastar _______ no próximo [período]." Quando o orçamento estoura, isso gera mais comunicação interna entre o stakeholder e o resto do time.
Por exemplo, ajuda a determinar se o estouro de orçamento veio de uma subestimativa ou de um gasto realmente excessivo em um ou mais serviços.
Repetir esse exercício amadurece o entendimento dele (e o seu) sobre os custos de cloud e torna esses custos mais previsíveis com o tempo.
Como criar orçamentos de custos de cloud no DoiT Cloud Intelligence
As Attributions — o que usamos para definir "BI Application" — funcionam como o escopo dos custos que seu(s) budget(s) vai(ão) monitorar.
Abaixo, vemos um budget mensal criado para o nosso Engineering Lead, responsável pela BI Application.
Aqui dá para:
- Definir o valor do budget (e ver os custos da BI Application no mês anterior para contextualizar)
- [Opcional] Adaptar continuamente os budgets
- Basear automaticamente o valor do budget no gasto do período anterior
- Embutir crescimento no seu budget
- Definir quem recebe os alertas de budget
- Enviar alertas de budget para o(s) canal(is) relevante(s) no Slack
- Definir limites de budget nos quais você quer alertar o(s) stakeholder(s)
- Acompanhar o gasto atual e o gasto previsto vs. valor do budget
- Ver padrões históricos de gastos da(s) Attribution(s) com a(s) qual(is) você está montando o budget.
Como criar orçamentos de custos de cloud no DoiT Cloud Intelligence
Quando um limite é ultrapassado, nosso Engineering Lead recebe um e-mail (e uma mensagem no Slack) com as seguintes informações:
Exemplo de alerta automático de budget enviado pelo DoiT Cloud Intelligence
Ele também tem a opção de investigar o que causou o estouro do limite.
E se o limite de 50% foi ultrapassado já no quinto dia do mês? Com certeza algo inesperado aconteceu.
Dentro de um Budget (ou a partir do alerta do Budget no Slack), seus stakeholders geram um relatório pré-configurado em um clique, abrindo os custos da Attribution por serviço para identificar a possível causa.
No nosso exemplo abaixo, dá para ver um aumento expressivo nos custos de Cloud Storage no início do mês.
Investigando por que um limite de budget foi ultrapassado tão cedo no DoiT Cloud Intelligence
Configure alertas granulares de custos de cloud para os stakeholders
Os Budgets são úteis quando seus limites de alerta se baseiam em números absolutos (ex.: dólares gastos) e você está avaliando um único item (ex.: BI Application).
Já são menos úteis quando você quer avaliar separadamente cada instância da mesma dimensão (ou seja, cada um dos seus clusters K8s) ou basear seus alertas em variações percentuais ao longo de um intervalo específico (ex.: semanal).
Por exemplo: e se você quisesse saber sempre que algum cluster K8s tivesse um aumento de gasto mês a mês superior a 15%? Normalmente, você teria que criar um budget para cada cluster. Depois inserir manualmente o valor que representa um aumento de 15% em relação à semana anterior. E, por fim, atualizar constantemente cada um desses budgets. Você entendeu a ideia.
Para essas situações em que você quer que seus stakeholders fiquem de olho no uso em níveis mais granulares, os clientes da DoiT configuram Alerts.
Exemplo: monitorar qualquer recurso para um aumento semanal de 25%
Suponha que queremos que nosso Engineering Lead seja avisado sempre que algum recurso — um S3 bucket, por exemplo — associado à BI Application aumentar 25% de uma semana para outra. Isso daria a ele um aviso prévio sobre um possível aumento inesperado de custos de computação.
No exemplo abaixo, fazemos isso ao:
- Limitar o escopo do alerta aos custos da BI Application usando a Attribution que criamos
- Configurar o alerta para monitorar um aumento percentual de 25%
- Selecionar "Resource" no dropdown "Evaluate for each" para monitorar qualquer recurso
Configurando um alerta que monitora aumento de custo >25% semana a semana para qualquer VM usada pela nossa BI Application
Feito isso, basta inserir o(s) e-mail(s) dos stakeholders que devem ser avisados, seja apenas o Engineering Lead ou todo o time dele.
Configurando um alerta de custo no DoiT Cloud Intelligence
Identifique picos de custo antes que virem bola de neve
Com tantas peças em movimento na cloud, fica difícil acompanhar tudo. Para os pontos cegos que seus Alerts e Budgets não cobrem, existe a Anomaly Detection.
A Anomaly Detection define de forma autônoma como é o "comportamento normal de gastos" da sua organização — por conta/projeto, por serviço — e te avisa sempre que detecta um gasto fora do padrão.
Exemplo de anomalia de custo de cloud detectada no DoiT Cloud Intelligence
Só que, na maioria das vezes, stakeholders individuais não se importam com anomalias no contexto do gasto total de cloud, e talvez nem mesmo de um projeto/conta específico.
Felizmente, dá para ativar a Anomaly Detection também para Attributions individuais. Isso significa que podemos avaliar anomalias dentro do escopo da nossa BI Application, e nosso Engineering Lead será avisado sempre que uma for detectada.
Como ativar a detecção de anomalias para uma categoria de custo personalizada no DoiT Cloud Intelligence
Pode haver um aumento de custo que não chama atenção como anômalo no gasto total de cloud, mas que, ao olhar só para os custos da BI Application, é.
Quando os stakeholders identificam picos de custo cedo e de forma autônoma, eles passam menos tempo descobrindo a origem ou o tamanho do problema e mais tempo discutindo com o time como aconteceu e o que dá para fazer para evitar que se repita. E, mais importante, isso só reforça o senso de responsabilidade deles sobre os próprios custos.
Desenvolva consciência de custos nos stakeholders com resumos diários
Por fim, para atualizações do dia a dia sobre gastos, muitos líderes de FinOps em clientes da DoiT inscrevem seus stakeholders em Daily Digests da fatia da fatura de cloud que cabe a eles.
Os Daily Digests trazem o contexto dia a dia, mês a mês e do mês até o momento sobre o gasto de uma Attribution.
No nosso exemplo abaixo, podemos inscrever o Engineering Lead em Daily Digests da BI Application para que, mesmo quando não houver pico anormal nem limite de budget ultrapassado, ele continue por dentro dos custos do dia a dia.
Exemplo de Daily Digest enviado pelo DoiT Cloud Intelligence
Atividades de capacitação em FinOps
Dito tudo isso, a tecnologia sozinha não consegue ajudar sua organização a adotar FinOps. Você precisa combiná-la com outras atividades e recursos educacionais.
Para isso, os clientes da DoiT têm acesso a especialistas em FinOps que ajudam a organização a internalizar os princípios do FinOps por meio de atividades individuais e em grupo.
Consultoria individual de FinOps
No atendimento individual, nossos especialistas em FinOps ajudam os clientes a desenvolver capacidades como entender e ratear custos, refinar previsões, otimizar descontos por commitments e descontos comerciais, além de motivar os engineers a otimizar os custos de cloud.
Visibilidade e alocação de custos
Se você está com dificuldade para decifrar a fatura de cloud, podemos ajudar a criar relatórios de custo sob medida, que vão gerar consciência não só para você, mas também para seus stakeholders, e ajudar todo mundo a entender os unit costs.
Isso inclui:
- Apresentar relatórios self-service e entregá-los ao público certo, no canal certo e no momento certo
- Acompanhar tendências de gasto em nível geral ou específico
- Levar anomalias de custo ou uso ao grupo dono daquele uso
- Construir orçamentos precisos para os seus grupos de stakeholders
São todas formas de levar os grupos de stakeholders a desenvolver um senso de responsabilidade sobre os custos.
E, melhor ainda: podemos ajudar você a automatizar essas tarefas, configurando uma única vez para todos os stakeholders.
Aliás, alertas de anomalia e de orçamento aparecem em #1 e #2, respectivamente, entre as áreas que os profissionais de FinOps planejam automatizar em 2023, segundo o relatório "State of FinOps 2023" da FinOps Foundation.
Fonte: State of FinOps 2023, da FinOps Foundation
Otimização de tarifas com descontos por commitments e descontos comerciais
Embora muitos clientes usem produtos de economia automatizada como o Flexsave para cobrir todo o gasto de computação on-demand, algumas empresas preferem comprar os próprios CUDs ou Savings Plans de 3 anos e deixar o Flexsave cobrir o que sobrar.
Nesses casos, nossos especialistas em FinOps trabalham junto com seu time para traduzir seus planos de negócio de longo prazo em um commitment de três anos que faça sentido, maximizando a economia com descontos por commitments e minimizando o risco de subutilização.
Além disso, na hora de fechar um EDP/commitment de cloud, é difícil saber se você está fazendo um bom negócio ou se ainda dá para pressionar por um desconto maior em determinadas SKUs com base no uso projetado. Você pode contar com a nossa experiência em ter ajudado centenas de clientes a negociar commitments com provedores de cloud para conseguir o melhor acordo possível.
Gamificação
Como o FinOps é uma reorientação cultural, que muitas vezes exige mudança de comportamento organizacional, iniciativas de gamificação podem ajudar a motivar stakeholders e acelerar a adoção em toda a empresa.
Como incorporar elementos de jogo ao FinOps? Muitos criam leaderboards, mas não necessariamente acompanhando qual time ou pessoa economizou mais. Descobrimos que leaderboards de economia podem gerar resultados indesejados. Eles podem, por exemplo, incentivar os times a priorizar as abordagens mais ineficientes, em vez daquelas que gerariam maior impacto se otimizadas.
A abordagem de FinOps de "cultura sem culpa" é fundamental nesse processo. Algumas organizações podem culpar engineers por "não terem feito certo da primeira vez", ou elogiar uns por serem "melhores" que outros.
Isso não é saudável, pois prejudica a entrega da meta e reduz a colaboração. Por isso, uma atividade útil é recompensar a denúncia/descoberta, ajudando a iluminar áreas antes negligenciadas para aplicar gamificação e foco. O objetivo é reduzir ineficiências específicas do negócio — e elas podem ser bem particulares.
As iniciativas de gamificação mais bem-sucedidas garantem alinhamento com a cultura da empresa e incentivam metas que resolvem os problemas mais críticos e geram o maior impacto. Em seguida, você recompensa os times por tornar as otimizações sistemáticas, e os kudos/"pontos" são distribuídos com base no peso dado às iniciativas que eles atacaram.
Quais são alguns exemplos de atividades para gamificar?
- Compliance de tagueamento (aumentar a % de recursos tagueados)
- Reduzir estouros de orçamento
- Diminuir o tempo para resolver anomalias de custo de cloud
- Melhorar a cobertura por reservas
- Otimizar o uso antes de uma migração ou de assumir um commitment comercial
Gamificação também envolve recompensas e/ou reconhecimento, e aqui você não precisa ter medo de ser criativo, mas considerando a cultura da empresa. Dá para usar produtos de incentivo já existentes (na DoiT usamos o Bonusly), mas também já vimos times usarem a economia gerada para pagar ingressos de conferências ou festas de equipe.
Capacitação em FinOps em grupo
Nossos especialistas em FinOps conduzem Bootcamps de FinOps de várias semanas, apresentando conceitos e ferramentas relevantes do FinOps a grupos de clientes. O objetivo é ajudar você a identificar em que ponto da curva de adoção do FinOps sua empresa está, montar planos individuais para que sua organização atinja metas relevantes e estabelecer a base de uma estratégia de FinOps abrangente.
Essas sessões em grupo também são uma oportunidade de aprender com outros clientes em situação parecida — o que já testaram, quais táticas funcionaram, desafios que enfrentaram e muito mais.
Adotar FinOps é um esforço de equipe
Não dá para colher os benefícios do FinOps sem a comunicação e a colaboração que vêm com uma adoção cultural bem-sucedida.
Os stakeholders, em geral, não vão sair adotando de imediato novas ferramentas que tragam visibilidade — por isso, você precisa encontrá-los no terreno deles.
Muitos dos clientes mais maduros em FinOps da DoiT usam o DoiT Cloud Intelligence para impulsionar a consciência e a colaboração em torno dos custos, porque ele entrega contexto valioso sem obrigar os stakeholders a aprender novas ferramentas. Com o tempo, eles desenvolvem mais consciência sobre os próprios custos e um senso de responsabilidade sobre eles.
Se você ainda não é cliente da DoiT, fale com a gente para saber mais sobre como acessar o DoiT Cloud Intelligence e nossos especialistas em FinOps para impulsionar a adoção do FinOps na sua organização.