Cogliere i vantaggi del FinOps richiede un lavoro di squadra e, spesso, un cambio di mentalità organizzativa rispetto ai costi cloud. Ecco come rendere l'adozione fluida.
Il FinOps ha conquistato l'ecosistema cloud, spingendo i team interfunzionali a ripensare il modo in cui leggono la spesa cloud, ne discutono al loro interno e prendono decisioni di business.
Il FinOps però è più un cambiamento culturale che un insieme di best practice o una checklist di attività. Perché, per quanto ci sia sempre un piccolo gruppo di persone — o un team FinOps centralizzato — attento ai costi, la vera sfida è ottenere il coinvolgimento di tutti gli altri stakeholder.
Non a caso, "Empowering engineers to take action" e "Organizational Adoption" si collocano rispettivamente al 1° e al 3° posto tra le principali sfide per i FinOps Practitioner, secondo la FinOps Foundation.
Di conseguenza, la barriera d'ingresso al FinOps è spesso troppo alta per le aziende sotto pressione, perché un'adozione di successo dipende dalla capacità di molte persone di cambiare il proprio rapporto con i costi cloud.
Fonte: State of FinOps 2023, FinOps Foundation
Esistono però azioni concrete per aiutare gradualmente gli stakeholder ad allenare il loro "muscolo FinOps", così da renderli più collaborativi e responsabili dell'utilizzo cloud.
Prendendo come esempio "Alex", un ipotetico Engineering Lead, le mostreremo come spingere i suoi colleghi verso l'adozione del FinOps, illustrando ciò che fanno i nostri clienti più maturi sul fronte FinOps grazie a DoiT Cloud Intelligence™ e ad altre attività formative dedicate.
Definire i costi cloud che ogni stakeholder deve presidiare
Secondo il report "The State of FinOps 2023" della FinOps Foundation, l'iniziativa più diffusa per costruire una cultura FinOps è creare visibilità e trasparenza sui costi cloud. E il primo passo — dato per scontato che le sue risorse siano già taggate/etichettate — per dare agli stakeholder visibilità e trasparenza sui costi è definire quali costi devono presidiare.
Per un Engineering Lead, può trattarsi del costo per far girare il prodotto o l'applicazione di cui è responsabile. I nostri clienti creano Attribution per definire le categorie di costo che interessano ai diversi stakeholder. Le Attribution permettono di mappare i costi cloud su categorie specifiche dell'organizzazione — prodotti, team e altro — raggruppando le risorse cloud.
In qualità di Engineering Lead, Alex deve gestire l'applicazione di Business Intelligence (BI) della propria azienda. Per analizzare i costi più a fondo, raggruppa con un'Attribution le risorse cloud usate dall'applicazione di BI. Nell'esempio qui sotto, i costi della BI Application sono definiti come tutte le risorse taggate con un'etichetta "team" o un valore di etichetta progetto corrispondente a "BI Application".
In pratica, le Attribution servono a raggruppare le risorse cloud attribuibili all'applicazione di BI. Nell'esempio qui sotto, i costi della BI Application sono definiti come tutte le risorse taggate con un'etichetta "team" o un valore di etichetta progetto corrispondente a "BI Application".
Definizione di "BI Application" in DoiT Cloud Intelligence raggruppando le risorse con le Attribution
Ogni azienda definisce queste categorie a modo proprio. Per esempio, un singolo prodotto può corrispondere a un singolo AWS Account / GCP Project, a un singolo valore di tag/etichetta o a una combinazione di questi e altri elementi.
Dare visibilità sui costi cloud
Una volta create le Attribution, può costruire report che permettano ai suoi stakeholder di approfondire i costi legati al loro lavoro.
Nel nostro esempio, scomponiamo i costi della BI Application per servizio, così da capire quali sono i principali driver di costo.
Scomposizione per servizio dei costi della BI Application in DoiT Cloud Intelligence
Andando oltre, possiamo configurare il report per mostrare le variazioni percentuali dei costi per servizio, periodo su periodo, così da individuare meglio le variazioni che incidono in modo significativo sulla spesa della BI Application.
Evidenziare le maggiori variazioni percentuali dei costi per servizio con una heatmap in DoiT Cloud Intelligence
Automatizzare i report sull'utilizzo cloud
Nelle prime fasi del percorso di adozione del FinOps, può capitare che i suoi stakeholder non siano abbastanza motivati per imparare un nuovo strumento, figuriamoci per costruirsi report personalizzati di analisi dei costi cloud.
In questo caso, può creare lei stesso questi report e pianificarne l'invio a intervalli regolari. Aumenterà così la consapevolezza degli stakeholder sui costi cloud nei loro tempi e con le loro modalità, senza chiedere loro di imparare subito un nuovo strumento.
Nel nostro caso potremmo voler includere il nostro Engineering Lead nel report pianificato, insieme agli engineer del suo team.
Automatizzare l'invio dei report sui costi cloud in DoiT Cloud Intelligence
Scomporre i costi cloud per categorie personalizzate
L'Engineering Lead potrebbe non avere interesse ad allocare i costi cloud tra tutte le applicazioni, ma magari vuole scomporre il costo della propria applicazione secondo un'altra categoria personalizzata, come gli ambienti.
Per farlo, può usare gli Attribution Group, che permettono di allocare i costi tra un insieme comune di Attribution. Qui sotto vede un Attribution Group per tre diverse Application, tra cui la BI Application del nostro Engineering Lead. Ne abbiamo creato uno simile anche per i costi degli Environment.
Raggruppare tutte le applicazioni per individuare eventuali costi non allocati in DoiT Cloud Intelligence
Una volta creati gli Attribution Group, può utilizzarli nei Report per scomporre il costo di un gruppo in base a un altro. Qui sotto vediamo i costi della BI Application scomposti per Environment, anch'essi definiti tramite Attribution.
Scomporre i costi della BI Application per Environment in DoiT Cloud Intelligence
Rendere la spesa più prevedibile per gli stakeholder con i Budget
Una volta che gli stakeholder hanno chiara la loro quota della bolletta cloud, il passo successivo è far sì che ne comprendano meglio l'andamento, periodo dopo periodo.
Molti clienti DoiT creano Budget e automatizzano gli avvisi per gli stakeholder in DoiT Cloud Intelligence — e non solo a fini di pianificazione finanziaria.
Usano i Budget come framework per testare ipotesi insieme ai propri stakeholder, dove l'ipotesi è "Mi aspetto di spendere _______ nel prossimo [periodo]." Quando si va oltre il budget, si genera maggiore comunicazione interna tra lo stakeholder e il resto del team.
Per esempio, per stabilire se uno sforamento sia dovuto a un budget sottostimato o a una spesa effettivamente eccessiva su uno o più servizi.
Ripetere questo esercizio nel tempo migliora la comprensione dei costi cloud — sia loro sia sua — e li rende più prevedibili.
Costruire i budget di costo cloud in DoiT Cloud Intelligence
Le Attribution — quelle che abbiamo usato per definire la "BI Application" — costituiscono il perimetro dei costi che il suo budget (o i suoi budget) monitorerà.
Qui sotto vediamo un budget mensile creato per il nostro Engineering Lead responsabile della BI Application.
In questa schermata possiamo:
- Impostare l'importo del budget (e visualizzare i costi della BI Application del mese precedente come riferimento)
- [Opzionale] Adattare i budget in modo continuo
- Calcolare automaticamente l'importo del budget sulla base della spesa del periodo precedente
- Includere nel budget una crescita prevista
- Decidere a chi inviare gli avvisi di budget
- Inviare gli avvisi di budget ai canali Slack pertinenti
- Impostare le soglie di budget a cui notificare gli stakeholder
- Visualizzare la spesa attuale e quella prevista rispetto all'importo del budget
- Visualizzare l'andamento storico della spesa per le Attribution su cui sta costruendo il budget.
Come costruire i budget di costo cloud in DoiT Cloud Intelligence
Al superamento di una soglia, il nostro Engineering Lead riceverà un'email (e un messaggio Slack) con queste informazioni:
Esempio di avviso di budget automatizzato inviato da DoiT Cloud Intelligence
Avrà inoltre la possibilità di indagare le cause del superamento.
E se la soglia del 50% venisse superata appena cinque giorni dopo l'inizio del mese? Senz'altro è successo qualcosa di imprevisto.
All'interno di un Budget (o a partire dall'avviso Slack di un Budget) i suoi stakeholder possono generare con un clic un report preconfigurato che scompone i costi dell'Attribution per servizio, così da individuare la possibile causa.
Nell'esempio qui sotto si nota un drastico aumento dei costi di Cloud Storage all'inizio del mese.
Indagare il superamento anticipato di una soglia di budget in DoiT Cloud Intelligence
Configurare avvisi granulari sui costi cloud per gli stakeholder
I Budget sono utili quando le soglie di avviso si basano su numeri assoluti (per esempio dollari spesi) e si sta valutando un singolo elemento (per esempio la BI Application).
Lo sono meno se vuole valutare separatamente ogni istanza della stessa dimensione (ad esempio ciascuno dei suoi cluster Kubernetes), o basare gli avvisi sulle variazioni percentuali su un intervallo di tempo specifico (es. settimanale).
Ad esempio, e se volesse essere avvisato quando un qualunque cluster Kubernetes registra un aumento di spesa mese su mese superiore al 15%? Normalmente dovrebbe impostare un budget per ciascun cluster, inserire manualmente l'importo che rappresenta un +15% rispetto alla settimana precedente e poi aggiornare costantemente l'importo di ogni budget. Ha capito il punto.
Per situazioni come queste, in cui vuole che i suoi stakeholder siano consapevoli dell'utilizzo a livelli più granulari, i clienti DoiT configurano gli Alert.
Esempio: monitorare qualsiasi risorsa per un aumento del 25% settimana su settimana
Ipotizziamo di voler avvisare il nostro Engineering Lead quando una qualsiasi risorsa — ad esempio un bucket S3 — associata alla BI Application aumenta del 25% settimana su settimana. Sarebbe un campanello d'allarme su un possibile incremento imprevisto dei costi di compute.
Nell'esempio qui sotto lo otteniamo:
- Limitando l'alert ai costi della BI Application tramite l'Attribution che abbiamo creato
- Impostando l'alert per monitorare un aumento percentuale del 25%
- Selezionando "Resource" nel menu a tendina "Evaluate for each", così da monitorare ogni singola risorsa
Configurare un alert che monitora un aumento dei costi superiore al 25% settimana su settimana per qualsiasi VM utilizzata dalla nostra BI Application
Una volta fatto, basta inserire le email degli stakeholder da avvisare, sia che si tratti del solo Engineering Lead sia dell'intero team.
Configurare un alert sui costi in DoiT Cloud Intelligence
Intercettare i picchi di costo prima che diventino una valanga
Con così tante variabili in movimento nel cloud, tenere d'occhio tutto può essere difficile. Per i punti ciechi che Alert e Budget non coprono, c'è l'Anomaly Detection.
L'Anomaly Detection definisce in autonomia il "comportamento di spesa normale" della sua organizzazione — per account/progetto e per servizio — avvisandola ogni volta che rileva una spesa anomala.
Esempio di anomalia sui costi cloud rilevata in DoiT Cloud Intelligence
Molto probabilmente, però, i singoli stakeholder non sono interessati alle anomalie nel contesto della spesa cloud complessiva, e forse nemmeno di un progetto/account specifico.
Per fortuna, può attivare l'Anomaly Detection anche sulle singole Attribution. Possiamo così valutare le anomalie nel perimetro della nostra BI Application, e il nostro Engineering Lead riceverà una notifica ogni volta che ne viene rilevata una.
Come attivare l'anomaly detection per una categoria di costo personalizzata in DoiT Cloud Intelligence
Può capitare che un aumento di costo non venga considerato un'anomalia osservando la spesa cloud complessiva, ma che lo diventi quando si guardano solo i costi della BI Application.
Quando i suoi stakeholder riescono a identificare in autonomia e per tempo i picchi di costo, dedicano meno tempo a capire l'origine o l'entità del problema e più tempo a confrontarsi con il proprio team su come è successo e su come evitare che si ripeta. E soprattutto, ne esce rafforzato il loro senso di responsabilità sui costi.
Costruire la consapevolezza dei costi negli stakeholder con i digest giornalieri
Infine, per gli aggiornamenti quotidiani sulla spesa, molti FinOps leader dei clienti DoiT iscrivono i propri stakeholder ai Daily Digest relativi alla loro quota della bolletta cloud.
I Daily Digest forniscono il contesto giorno su giorno, mese su mese e mese-in-corso sulla spesa di un'Attribution.
Nell'esempio qui sotto, possiamo iscrivere il nostro Engineering Lead ai Daily Digest della BI Application, così che — anche in assenza di picchi anomali o di soglie di budget superate — resti comunque al corrente dei costi quotidiani.
Esempio di report Daily Digest inviato da DoiT Cloud Intelligence
Attività di formazione FinOps
Detto questo, la tecnologia da sola non basta perché la sua organizzazione adotti il FinOps. Va affiancata ad altre attività e risorse formative.
Per questo, i clienti DoiT hanno accesso a specialisti FinOps che aiutano la loro organizzazione a interiorizzare i principi del FinOps attraverso attività individuali e di gruppo.
Consulenza FinOps individuale
A livello individuale, i nostri specialisti FinOps aiutano i clienti ad acquisire competenze come comprendere e allocare i costi, affinare le previsioni, ottimizzare gli sconti basati su commitments e quelli commerciali e motivare gli engineer a ottimizzare i propri costi cloud.
Visibilità e allocazione dei costi
Se ha difficoltà a decifrare la sua bolletta cloud, possiamo aiutarla a creare report di costo su misura, che aumentino la consapevolezza non solo sua ma anche dei suoi stakeholder e che permettano a tutti di comprendere i costi unitari.
Tutto questo include:
- Introdurre report self-service e distribuirli in modo efficace al pubblico giusto, sul canale giusto, al momento giusto
- Monitorare i trend di spesa a livello generale o di dettaglio
- Far emergere anomalie di costo o utilizzo presso il gruppo a cui appartiene quell'utilizzo
- Costruire budget accurati per i suoi gruppi di stakeholder
Sono tutti modi per spingere i gruppi di stakeholder a sviluppare un senso di responsabilità sui costi.
E, ancora meglio, possiamo aiutarla ad automatizzare queste attività, in modo da configurarle una sola volta per i suoi stakeholder.
Non a caso, gli avvisi su anomalie e budget si collocano rispettivamente al 1° e al 2° posto tra le aree che i FinOps practitioner intendono automatizzare nel 2023, secondo il report "State of FinOps 2023" della FinOps Foundation.
Fonte: State of FinOps 2023, FinOps Foundation
Ottimizzazione delle tariffe tramite sconti basati su commitments e sconti commerciali
Mentre molti clienti utilizzano prodotti di savings automatizzati come Flexsave per coprire l'intera spesa di compute on-demand, alcune aziende preferiscono acquistare i propri CUD triennali o Savings Plans e lasciare a Flexsave la copertura del residuo.
In questi casi, i nostri specialisti FinOps lavorano con il suo team per tradurre i piani di business di lungo periodo in un commitment triennale sensato, così da massimizzare i risparmi degli sconti basati su commitments riducendo al minimo il rischio di sottoutilizzo.
Inoltre, quando deve chiudere un EDP/cloud commitment, capire se sta ottenendo davvero un buon accordo o se può spuntare uno sconto maggiore su determinate SKU in base all'utilizzo previsto può non essere semplice. Può sfruttare la nostra esperienza maturata aiutando centinaia di clienti a negoziare commitments con i cloud provider per ottenere le condizioni migliori possibili.
Gamification
Poiché il FinOps è un cambio di paradigma culturale, che spesso richiede un'evoluzione dei comportamenti organizzativi, le iniziative di gamification possono aiutare a motivare gli stakeholder e ad accelerare l'adozione a livello aziendale.
Come integrare elementi tipici del gioco nel FinOps? Molti creano leaderboard, ma non necessariamente per tracciare quale team o persona ha risparmiato di più. Abbiamo riscontrato che le leaderboard sui savings possono produrre effetti indesiderati. Per esempio, possono incentivare i team a privilegiare gli approcci più inefficienti anziché quelli che, se ottimizzati, avrebbero il maggiore impatto.
L'approccio FinOps della "blameless culture" è cruciale in questo processo. Alcune organizzazioni tendono a colpevolizzare gli engineer per "non aver costruito le cose bene la prima volta", oppure a tributare lodi per essere "migliori" degli altri.
Non è un atteggiamento sano, perché distoglie dall'obiettivo e riduce la collaborazione. Per questo è utile premiare la segnalazione e la scoperta, mettendo così in luce aree finora trascurate su cui applicare gamification e attenzione. L'obiettivo è ridurre le inefficienze specifiche del business, e queste possono talvolta essere molto particolari.
Le iniziative di gamification più riuscite si allineano con la cultura aziendale e incentivano obiettivi capaci di risolvere i problemi più critici e generare il maggiore impatto. I team vengono poi premiati per aver reso sistematiche le ottimizzazioni, con kudos/"punti" assegnati in base al peso delle iniziative affrontate.
Quali sono alcuni esempi di attività che si possono trasformare in gioco?
- Compliance del tagging (aumento della % di risorse taggate)
- Riduzione degli sforamenti di budget
- Riduzione del tempo necessario a risolvere le anomalie sui costi cloud
- Miglioramento della copertura delle reservation
- Ottimizzazione dell'utilizzo prima di una migrazione o di un commitment commerciale
Gamification significa anche premi e/o riconoscimenti, e qui non bisogna avere paura di essere creativi, tenendo però conto della cultura aziendale. Si possono usare prodotti di incentive già esistenti (in DoiT usiamo Bonusly), ma abbiamo anche visto team utilizzare i savings per pagare biglietti di conferenze o feste di team.
Formazione FinOps di gruppo
I nostri specialisti FinOps tengono FinOps Bootcamp di più settimane, presentando concetti e strumenti chiave del FinOps a gruppi di clienti. L'obiettivo è aiutarla a capire dove si trova lungo la curva di adozione del FinOps, costruire piani specifici per la sua organizzazione per raggiungere obiettivi concreti e gettare le basi di una strategia FinOps completa.
Queste sessioni di gruppo le offrono anche l'occasione di confrontarsi con altri clienti in posizione analoga: cosa hanno già provato, quali tattiche hanno funzionato, quali sfide hanno affrontato e altro ancora.
Adottare il FinOps è un gioco di squadra
Non si possono cogliere i vantaggi del FinOps senza la comunicazione e la collaborazione che derivano da un'adozione culturale di successo.
Gli stakeholder, con tutta probabilità, non adotteranno subito nuovi strumenti che diano loro visibilità: per questo deve incontrarli sul loro terreno.
Molti dei clienti DoiT più maturi sul fronte FinOps utilizzano DoiT Cloud Intelligence per favorire consapevolezza dei costi e collaborazione, perché offre un contesto prezioso senza costringere gli stakeholder a imparare nuovi strumenti. Con il tempo, gli stakeholder svilupperanno maggiore consapevolezza sui propri costi e un vero senso di responsabilità nei loro confronti.
Se non è ancora cliente DoiT, ci contatti per scoprire come accedere a DoiT Cloud Intelligence e ai nostri specialisti FinOps per accelerare l'adozione del FinOps nella sua organizzazione.