Aprovechar los beneficios de FinOps es un trabajo en equipo y suele exigir un cambio organizacional en la forma de gestionar los costos en la nube. Te contamos cómo lograr una adopción fluida.
FinOps llegó para sacudir el ecosistema de la nube e inspirar a equipos multidisciplinarios a replantearse cómo ven el gasto en la nube, cómo se comunican entre ellos al respecto y cómo toman decisiones de negocio.
Pero FinOps es más un cambio cultural que un conjunto de buenas prácticas o una lista de tareas. Y es que, si bien siempre habrá un puñado de personas —o un equipo centralizado de FinOps— a quienes les importen los costos, el reto está en sumar al resto de los stakeholders.
De hecho, según la FinOps Foundation, "Empoderar a los engineers para que tomen acción" y "Adopción organizacional" se ubican en el #1 y el #3, respectivamente, entre los principales retos para los profesionales de FinOps.
Por eso, la barrera de entrada a FinOps suele ser demasiado alta para organizaciones con poco margen: una adopción exitosa depende de que mucha gente cambie su relación con los costos de la nube.
Fuente: State of FinOps 2023, de FinOps Foundation
Pero hay cosas que puedes hacer para que tus stakeholders desarrollen poco a poco su "músculo FinOps", colaboren más y se hagan cargo de su uso de la nube.
Tomando como ejemplo a "Alex", un Engineering Lead hipotético, te mostraremos cómo encaminar a tus colegas hacia la adopción de FinOps, destacando lo que hacen los clientes con mayor madurez en FinOps con DoiT Cloud Intelligence™ y otras actividades de capacitación en FinOps.
Define los costos de la nube que les deben importar a tus stakeholders
Según el reporte "The State of FinOps 2023" de FinOps Foundation, la iniciativa más popular para establecer una cultura FinOps es crear visibilidad y transparencia sobre los costos de la nube. Y el primer paso —asumiendo que tus recursos ya están etiquetados— para dar visibilidad y transparencia a los costos de tus stakeholders es definir qué costos les deberían importar.
Para un Engineering Lead, ese costo puede ser el de operar el producto o la aplicación de la que es responsable. Nuestros clientes crean Attributions para definir las categorías de costos que le importan a cada stakeholder. Las Attributions te permiten mapear los costos de la nube a categorías propias de la organización (productos, equipos y más) agrupando recursos en la nube.
Como Engineering Lead, a Alex le asignaron gestionar la aplicación de Business Intelligence (BI) de su empresa. Para entender los costos a fondo, Alex agrupa los recursos en la nube que usa la aplicación de BI mediante una Attribution. En el ejemplo siguiente, los costos de la BI Application se definen como cualquier recurso etiquetado con un "team" o un valor de proyecto correspondiente a "BI Application".
Usarías Attributions para agrupar los recursos en la nube que se pueden atribuir a la aplicación de BI. En el ejemplo siguiente, los costos de la BI Application se definen como cualquier recurso etiquetado con un "team" o un valor de proyecto correspondiente a "BI Application".
Definir "BI Application" en DoiT Cloud Intelligence agrupando recursos con Attributions
Cada empresa define estas categorías de forma distinta. Por ejemplo, un mismo producto puede definirse mediante una sola AWS Account / GCP Project, un único valor de etiqueta o una combinación de varios criterios.
Genera visibilidad sobre los costos de la nube
Una vez creadas las Attributions, puedes armar reportes para que tus stakeholders profundicen en los costos asociados a su trabajo.
En nuestro ejemplo, desglosamos los costos de la BI Application por servicio para entender cuáles son los principales generadores de costo.
Desglose de los costos de la BI Application por servicio en DoiT Cloud Intelligence
Yendo un paso más allá, podemos configurar el reporte para mostrar el % de cambio en los costos por servicio, período a período, e identificar mejor los cambios que impactan de forma material el gasto de la BI Application.
Resaltar los mayores % de cambio en costos por servicio con un mapa de calor en DoiT Cloud Intelligence
Automatiza los reportes de uso de la nube
Al inicio de tu adopción de FinOps puede pasar que tus stakeholders no tengan la motivación suficiente para aprender una herramienta nueva, y mucho menos para armar sus propios reportes de análisis de costos en la nube.
Si es el caso, puedes armarles tú esos reportes y programarlos para que se entreguen con cierta periodicidad. Así, tus stakeholders se vuelven más conscientes de sus costos en la nube en sus propios términos, sin pedirles que aprendan una herramienta nueva de entrada.
En nuestro caso, podríamos incluir en este reporte programado al Engineering Lead, así como a los engineers que le reportan.
Automatización de la entrega de reportes de costos en la nube en DoiT Cloud Intelligence
Desglosa los costos de la nube por categorías personalizadas
Aunque al Engineering Lead quizá no le interese repartir los costos de la nube entre todas las aplicaciones, puede que sí quiera desglosar el costo de su aplicación por otra categoría personalizada, como los entornos.
Para esto puedes usar los Attribution Groups, que te permiten asignar costos entre un conjunto común de Attributions. Abajo puedes ver un Attribution Group para tres aplicaciones distintas, incluida la BI Application de nuestro Engineering Lead. También creamos uno similar para los costos por entorno.
Agrupar todas las aplicaciones para identificar costos sin asignar en DoiT Cloud Intelligence
Una vez creados estos Attribution Groups, puedes usarlos en los Reportes para desglosar el costo de un grupo según otro. Abajo vemos los costos de la BI Application desglosados por entorno, también definidos con Attributions.
Desglose de los costos de la BI Application por entorno en DoiT Cloud Intelligence
Mejora la previsibilidad del gasto de tus stakeholders con Budgets
Una vez que tus stakeholders sean conscientes de su parte de la factura de la nube, el siguiente paso es que entiendan mejor esos costos, período a período.
Muchos clientes de DoiT crean Budgets y automatizan alertas para sus stakeholders en DoiT Cloud Intelligence —y no solo para la planificación financiera—.
Usan los Budgets como un marco para probar hipótesis con sus stakeholders, donde la hipótesis es "Espero gastar _______ en el próximo [período]." Cuando se pasan del presupuesto, eso impulsa más comunicación interna entre el stakeholder y el resto del equipo.
Por ejemplo, determinar si el sobregiro se debió a un presupuesto demasiado bajo o a un sobregasto legítimo en uno o más servicios.
Repetir este ejercicio mejora su entendimiento (y el tuyo) sobre los costos de la nube y los hace más predecibles con el tiempo.
Cómo crear Budgets de costos en la nube en DoiT Cloud Intelligence
Las Attributions —lo que usamos para definir "BI Application"— sirven como el alcance de los costos que tus Budgets monitorearán.
Abajo vemos un Budget mensual creado para nuestro Engineering Lead responsable de la BI Application.
Aquí podemos:
- Establecer el monto del Budget (y ver los costos de la BI Application del mes anterior como contexto)
- [Opcional] Ajustar Budgets de forma continua
- Basar automáticamente el monto del Budget en lo que se gastó en el período anterior
- Incorporar crecimiento al Budget
- Definir a qué personas se les envían las alertas del Budget
- Enviar alertas del Budget a los canales de Slack relevantes
- Establecer umbrales del Budget a partir de los cuales quieras alertar a los stakeholders
- Ver el gasto actual y el gasto pronosticado vs. el monto del Budget
- Ver patrones históricos de gasto para las Attributions con las que estás creando un Budget.
Cómo crear Budgets de costos en la nube en DoiT Cloud Intelligence
Cuando se supera un umbral, nuestro Engineering Lead recibe un correo (y un mensaje de Slack) con la siguiente información:
Ejemplo de alerta automatizada de Budget enviada desde DoiT Cloud Intelligence
También tienen la opción de investigar la causa de que se haya superado un umbral.
¿Y si tu umbral del 50% se superó a los cinco días de iniciado el mes? Sin duda pasó algo inesperado.
Desde un Budget (o desde su alerta de Slack), tus stakeholders pueden generar con un clic un reporte preconfigurado que desglose los costos de la Attribution por servicio para identificar la posible causa.
En el ejemplo de abajo se ve un aumento drástico en los costos de Cloud Storage al inicio del mes.
Investigar por qué se superó un umbral de Budget de forma temprana en DoiT Cloud Intelligence
Configura alertas granulares de costos en la nube para tus stakeholders
Los Budgets son útiles cuando los umbrales de alerta se basan en cifras absolutas (ej. dólares gastados) y estás evaluando un solo elemento (ej. la BI Application).
Son menos útiles cuando quieres evaluar cada instancia de una misma dimensión por separado (es decir, cada uno de tus clusters de K8s) o basar tus alertas en cambios porcentuales sobre un intervalo específico de tiempo (ej. semanal).
Por ejemplo, ¿y si quisieras saber cuándo cualquier cluster de K8s tuvo un aumento de gasto mensual mayor al 15%? Normalmente tendrías que crear un Budget para cada cluster e ingresar manualmente el monto que representa un aumento del 15% respecto a la semana anterior. Y después actualizar constantemente cada monto. Ya te haces una idea.
Para esos casos en los que quieres que tus stakeholders estén al tanto del uso a niveles más granulares, los clientes de DoiT configuran Alerts.
Ejemplo: monitorear cualquier recurso ante un aumento del 25% semana a semana
Supongamos que queremos que nuestro Engineering Lead reciba una notificación cuando cualquier recurso —un bucket de S3, por ejemplo— asociado a la BI Application aumente un 25% semana a semana. Esto le daría una alerta temprana ante un posible aumento inesperado en los costos de cómputo.
En el ejemplo a continuación lo logramos así:
- Acotando la alerta a los costos de la BI Application con la Attribution que creamos
- Configurando la alerta para monitorear un aumento del 25%
- Seleccionando "Resource" en el menú desplegable "Evaluate for each" para monitorear cualquier recurso
Configurar una alerta que monitorea aumentos de costo >25% semana a semana en cualquier VM usada por la BI Application
Una vez listo todo, solo falta ingresar los correos de los stakeholders que deben recibir la alerta, ya sea solo el Engineering Lead o todo su equipo.
Configurar una alerta de costos en DoiT Cloud Intelligence
Detecta picos de costo antes de que se salgan de control
Con tantas piezas en movimiento en la nube, vigilar todo a la vez puede ser difícil. Para los puntos ciegos que no cubren tus Alerts y Budgets, está Anomaly Detection.
Anomaly Detection define de forma autónoma cómo se ve el "comportamiento de gasto normal" de tu organización —por cuenta/proyecto y por servicio— y te avisa cuando detecta un gasto anómalo.
Ejemplo de anomalía de costo en la nube detectada en DoiT Cloud Intelligence
Lo más probable, eso sí, es que a los stakeholders individuales no les interesen las anomalías en el contexto del gasto total en la nube, ni siquiera de un proyecto/cuenta específicos.
Por suerte, también puedes activar Anomaly Detection para Attributions individuales. Esto significa que podemos evaluar anomalías dentro del alcance de nuestra BI Application, y nuestro Engineering Lead recibirá una notificación cuando se detecte una.
Cómo activar Anomaly Detection para una categoría de costo personalizada en DoiT Cloud Intelligence
Puede haber un aumento de costos que no luzca como una anomalía al mirar el gasto total en la nube, pero sí cuando se examinan únicamente los costos de la BI Application.
Cuando tus stakeholders pueden detectar picos de costo de forma autónoma y temprana, dedican menos tiempo a determinar el origen o el alcance del problema y más tiempo a revisar con su equipo cómo ocurrió y qué hacer para evitar que vuelva a pasar. Y, lo más importante, esto solo refuerza el sentido de responsabilidad sobre sus costos.
Construye conciencia de costos en tus stakeholders con resúmenes diarios
Por último, para actualizaciones diarias del gasto, muchos líderes FinOps de los clientes de DoiT suscriben a sus stakeholders a Daily Digests sobre su parte de la factura de la nube.
Los Daily Digests te dan contexto día a día, mes a mes y de mes en curso sobre el gasto de una Attribution.
En el ejemplo de abajo podemos suscribir a nuestro Engineering Lead a los Daily Digests de la BI Application para que, incluso cuando no haya un pico anómalo o un umbral de Budget superado, esté al tanto de sus costos día a día.
Ejemplo de un reporte Daily Digest enviado desde DoiT Cloud Intelligence
Actividades de capacitación en FinOps
Dicho todo esto, la tecnología por sí sola no va a hacer que tu organización adopte FinOps. Tienes que combinarla con otras actividades y recursos educativos.
Para eso, los clientes de DoiT tienen acceso a especialistas en FinOps que pueden ayudar a tu organización a interiorizar los principios de FinOps mediante actividades individuales y grupales.
Asesoría FinOps uno a uno
De forma individual, nuestros especialistas en FinOps acompañan a los clientes a adoptar capacidades como entender y asignar costos, afinar pronósticos, optimizar descuentos basados en commitments y descuentos comerciales, y motivar a los engineers a optimizar sus costos en la nube.
Visibilidad y asignación de costos
Si te cuesta descifrar tu factura de la nube, podemos ayudarte a crear reportes de costos a la medida que generen conciencia no solo en ti, sino también en tus stakeholders, y ayuden a todos a entender los costos unitarios.
Esto incluye:
- Introducir reportes self-service y entregarlos de forma efectiva al público correcto, en el canal correcto y en el momento correcto
- Monitorear tendencias de gasto a nivel general o específico
- Visibilizar anomalías de costo o uso al grupo dueño de ese uso
- Construir Budgets precisos para tus grupos de stakeholders
Todas son formas de empujar a los grupos de stakeholders a desarrollar un sentido de responsabilidad sobre los costos.
Y mejor aún, podemos ayudarte a automatizar estas tareas para que las configures una sola vez para tus stakeholders.
De hecho, las alertas de anomalías y de Budgets ocupan el #1 y el #2, respectivamente, entre las áreas que los profesionales de FinOps planean automatizar en 2023, según el reporte "State of FinOps 2023" de la FinOps Foundation.
Fuente: State of FinOps 2023, de FinOps Foundation
Optimización de Precios mediante descuentos basados en commitments y descuentos comerciales
Mientras que muchos clientes usan productos de ahorro automatizado como Flexsave para cubrir todo su gasto de cómputo on-demand, algunas empresas prefieren comprar sus propios CUDs a 3 años o Savings Plans y dejar que Flexsave cubra lo que quede.
En esos casos, nuestros especialistas en FinOps trabajan con tu equipo para traducir tus planes de negocio de largo plazo en un commitment a tres años que tenga sentido, de modo que maximices los ahorros de los descuentos basados en commitments y minimices el riesgo de subutilización.
Además, al intentar cerrar un EDP o commitment con la nube, puede ser difícil saber si estás obteniendo un buen acuerdo o si podrías negociar un mayor descuento en algunos SKUs según tu uso proyectado. Puedes apoyarte en nuestra experiencia ayudando a cientos de clientes a negociar commitments con proveedores de nube y conseguir el mejor acuerdo posible.
Gamificación
Como FinOps implica un replanteamiento cultural, que muchas veces requiere un cambio en el comportamiento organizacional, las iniciativas de gamificación pueden motivar a los stakeholders y acelerar la adopción a nivel de toda la empresa.
¿Cómo se incorporan elementos de juego en FinOps? Muchos crean leaderboards, pero no necesariamente para registrar qué equipo o persona ahorró más dinero. Nos dimos cuenta de que los leaderboards de ahorro pueden generar resultados no deseados. Por ejemplo, pueden incentivar a los equipos a priorizar los enfoques más ineficientes en lugar de los que generarían el mayor impacto si se optimizaran.
El enfoque FinOps de "cultura sin culpas" (blameless culture) es clave en este proceso. Algunas organizaciones culpan a los engineers por "no haberlo construido bien la primera vez", o reciben elogios por ser "mejores" que otros.
Esto no es sano, ya que distrae del objetivo y reduce la colaboración. Por eso, una actividad útil es premiar la detección y reporte de problemas, lo que ayuda a destacar áreas antes pasadas por alto donde aplicar la gamificación y enfocar esfuerzos. La meta es reducir las ineficiencias propias del negocio, que a veces son muy específicas.
Las iniciativas de gamificación más exitosas son las que se alinean con la cultura de la empresa e incentivan metas que resuelvan los problemas más críticos y generen el mayor impacto. Luego se premia a los equipos por sistematizar las optimizaciones, y los kudos/"puntos" se otorgan según el peso asignado a las iniciativas que abordaron.
¿Algunos ejemplos de actividades que puedes gamificar?
- Cumplimiento del etiquetado (aumentar el % de recursos etiquetados)
- Reducir sobregiros en Budgets
- Reducir el tiempo para resolver anomalías de costos en la nube
- Mejorar la cobertura de reservas
- Optimizar el uso antes de una migración o de cerrar un commitment comercial
La gamificación también implica recompensas y/o reconocimiento, y aquí no debes tener miedo de ser creativo, pero sí considerar la cultura de la empresa. Puedes usar productos de incentivos existentes (en DoiT usamos Bonusly), pero también hemos visto equipos que destinan los ahorros a pagar entradas a conferencias o fiestas de equipo.
Capacitación FinOps grupal
Nuestros especialistas en FinOps imparten Bootcamps de FinOps de varias semanas, donde presentan los conceptos y herramientas relevantes de FinOps a grupos de clientes. El objetivo es ayudarte a identificar en qué punto de la curva de adopción de FinOps te encuentras, construir planes individuales para que tu organización alcance metas relevantes y sentar las bases de una estrategia FinOps integral.
Estas sesiones grupales también te dan la oportunidad de aprender de otros clientes en una situación similar: qué intentaron, qué tácticas funcionaron, qué retos enfrentaron y más.
Adoptar FinOps es un trabajo en equipo
No vas a aprovechar los beneficios de FinOps sin la comunicación y la colaboración que trae consigo una adopción cultural exitosa.
Lo más probable es que tus stakeholders no adopten de inmediato herramientas nuevas que les den visibilidad, y por eso tienes que encontrarte con ellos en su terreno.
Muchos de los clientes de DoiT con mayor madurez en FinOps usan DoiT Cloud Intelligence para impulsar la conciencia de costos y la colaboración, porque entrega contexto valioso sin obligar a los stakeholders a aprender herramientas nuevas. Con el tiempo, los stakeholders ganan más conciencia sobre sus costos y desarrollan un sentido de responsabilidad sobre ellos.
Si aún no eres cliente de DoiT, contáctanos para conocer cómo acceder a DoiT Cloud Intelligence y a nuestros especialistas en FinOps e impulsar la adopción de FinOps en tu organización.