FinOps zahlt sich nur im Team aus – meist braucht es einen organisatorischen Wandel im Umgang mit Cloud-Kosten. So gelingt die Einführung reibungslos.
FinOps hat das Cloud-Ökosystem im Sturm erobert und bringt funktionsübergreifende Teams dazu, ihren Blick auf Cloud-Ausgaben, die interne Kommunikation darüber und ihre Geschäftsentscheidungen grundlegend neu zu denken.
FinOps ist allerdings weit mehr ein Kulturwandel als eine Sammlung von Best Practices oder eine Checkliste. Denn auch wenn es immer eine Handvoll Personen – oder ein zentrales FinOps-Team – gibt, die sich um Kosten kümmern: Die eigentliche Herausforderung besteht darin, alle übrigen Stakeholder ins Boot zu holen.
Tatsächlich liegen laut FinOps Foundation "Engineers zum Handeln befähigen" und "Organizational Adoption" auf Platz 1 bzw. 3 der größten Herausforderungen für FinOps Practitioners.
Damit ist die Einstiegshürde für FinOps in vielen Unternehmen schlicht zu hoch, denn eine erfolgreiche Einführung verlangt, dass viele Menschen ihren Umgang mit Cloud-Kosten verändern.
Quelle: State of FinOps 2023, FinOps Foundation
Es gibt jedoch konkrete Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Stakeholder Schritt für Schritt dabei unterstützen, ihren "FinOps-Muskel" aufzubauen – damit sie enger zusammenarbeiten und Verantwortung für ihre Cloud-Nutzung übernehmen.
Am Beispiel von "Alex", einem fiktiven Engineering Lead, zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen behutsam Richtung FinOps bewegen. Als Vorbild dienen unsere FinOps-erfahrensten Kunden, die DoiT Cloud Intelligence™ und ergänzende FinOps-Trainings einsetzen.
Definieren Sie, welche Cloud-Kosten für welche Stakeholder relevant sind
Laut dem Report "The State of FinOps 2023" der FinOps Foundation ist die beliebteste Initiative zum Aufbau einer FinOps-Kultur, Sichtbarkeit und Transparenz für Cloud-Kosten zu schaffen. Der erste Schritt dazu – vorausgesetzt, Ihre Ressourcen sind bereits getaggt bzw. mit Labels versehen – besteht darin, klar zu definieren, welche Kosten für welchen Stakeholder relevant sind.
Für einen Engineering Lead können das beispielsweise die Kosten für den Betrieb des Produkts oder der Anwendung sein, für die er verantwortlich ist. Unsere Kunden nutzen Attributions, um Kostenkategorien für unterschiedliche Stakeholder zu definieren. Mit Attributions ordnen Sie Cloud-Kosten organisationsspezifischen Kategorien wie Produkten oder Teams zu, indem Sie Cloud-Ressourcen gruppieren.
Als Engineering Lead ist Alex damit beauftragt, die Business-Intelligence-Anwendung (BI) seines Unternehmens zu verantworten. Um die Kosten genauer zu verstehen, fasst Alex die von der BI-Anwendung genutzten Cloud-Ressourcen in einer Attribution zusammen. Im Beispiel unten werden die Kosten der BI Application als alle Ressourcen definiert, die mit dem Label "team" oder einem Projekt-Label-Wert "BI Application" versehen sind.
Mit Attributions gruppieren Sie also Cloud-Ressourcen, die der BI-Anwendung zugeordnet werden können. Im Beispiel unten werden die Kosten der BI Application als alle Ressourcen definiert, die mit dem Label "team" oder einem Projekt-Label-Wert "BI Application" getaggt sind.
Definition der "BI Application" in DoiT Cloud Intelligence durch Gruppierung von Ressourcen mit Attributions
Jedes Unternehmen definiert diese Kategorien anders. So lässt sich ein einzelnes Produkt etwa über ein einziges AWS-Konto bzw. GCP-Projekt, einen einzelnen Tag-/Label-Wert oder eine Kombination daraus abgrenzen.
Sichtbarkeit für Cloud-Kosten schaffen
Sind die Attributions einmal angelegt, können Sie Reports aufbauen, mit denen Ihre Stakeholder gezielt in die Kosten ihres Verantwortungsbereichs eintauchen.
In unserem Beispiel schlüsseln wir die Kosten der BI Application nach Service auf, um die größten Kostentreiber zu identifizieren.
Aufschlüsselung der Kosten der BI Application nach Service in DoiT Cloud Intelligence
Einen Schritt weiter können wir den Report so konfigurieren, dass er prozentuale Veränderungen der Servicekosten im Periodenvergleich anzeigt. So lassen sich Veränderungen, die die Ausgaben unserer BI-Anwendung spürbar beeinflussen, schneller erkennen.
Die größten prozentualen Veränderungen bei Servicekosten per Heatmap in DoiT Cloud Intelligence hervorheben
Cloud-Nutzungsreports automatisieren
Zu Beginn der FinOps-Einführung sind Ihre Stakeholder oft noch nicht ausreichend motiviert, sich in ein neues Tool einzuarbeiten – geschweige denn, eigene Reports zu Cloud-Kosten zu erstellen.
In diesem Fall können Sie solche Reports für sie aufbauen und in regelmäßigen Abständen automatisch zustellen lassen. So machen Sie Stakeholder zu deren Bedingungen auf ihre Cloud-Kosten aufmerksam, statt von ihnen zu verlangen, sich gleich in ein neues Tool einzuarbeiten.
In unserem Fall könnten wir den Engineering Lead und die ihm berichtenden Engineers in diesen geplanten Report aufnehmen.
Automatisierter Versand von Cloud-Kostenreports in DoiT Cloud Intelligence
Cloud-Kosten nach individuellen Kategorien aufschlüsseln
Während dem Engineering Lead die Verteilung der Cloud-Kosten über alle Anwendungen hinweg vielleicht weniger wichtig ist, möchte er die Kosten seiner eigenen Anwendung möglicherweise nach einer anderen Kategorie aufschlüsseln – etwa nach Umgebungen.
Dafür gibt es Attribution Groups: Mit ihnen ordnen Sie Kosten über eine gemeinsame Menge an Attributions hinweg zu. Unten sehen Sie eine Attribution Group für drei verschiedene Anwendungen, einschließlich der BI Application unseres Engineering Leads. Eine ähnliche Gruppe haben wir auch für Umgebungs-Kosten angelegt.
Alle Anwendungen zusammenfassen, um nicht zugeordnete Kosten in DoiT Cloud Intelligence zu identifizieren
Sind diese Attribution Groups einmal angelegt, lassen sie sich in Reports einsetzen, um die Kosten einer Gruppe nach einer anderen aufzuschlüsseln. Unten sehen wir die Kosten der BI Application nach Umgebung – ebenfalls über Attributions definiert.
Aufschlüsselung der Kosten der BI Application nach Umgebung in DoiT Cloud Intelligence
Mit Budgets die Planbarkeit der Ausgaben verbessern
Sobald Stakeholder ihren Anteil an der Cloud-Rechnung kennen, geht es im nächsten Schritt darum, ihr Verständnis dieser Kosten im Periodenvergleich zu vertiefen.
Viele DoiT-Kunden legen in DoiT Cloud Intelligence Budgets an und automatisieren Alerts für Stakeholder – nicht nur für die reine Finanzplanung.
Sie nutzen Budgets als Rahmen, um Hypothesen zu prüfen. Die Hypothese lautet: "Ich erwarte, in der nächsten [Periode] _______ auszugeben." Wird das Budget überschritten, fördert das die interne Kommunikation zwischen Stakeholder und Team.
Etwa um zu klären, ob eine Überschreitung an einer zu knappen Planung lag oder an tatsächlichen Mehrausgaben in einem oder mehreren Services.
Wer diese Übung regelmäßig durchführt, baut nach und nach – bei den Stakeholdern wie bei sich selbst – ein besseres Verständnis von Cloud-Kosten auf und macht sie damit langfristig planbarer.
Cloud-Kosten-Budgets in DoiT Cloud Intelligence aufbauen
Die Attributions – mit denen wir die "BI Application" definiert haben – legen den Scope fest, dessen Kosten Ihre Budgets überwachen.
Unten sehen wir ein Monatsbudget für unseren Engineering Lead, der für die BI Application verantwortlich ist.
Hier können wir:
- Den Budgetbetrag festlegen (und zur Einordnung die Kosten der BI Application aus dem Vormonat einsehen)
- [Optional] Budgets fortlaufend anpassen
- Den Budgetbetrag automatisch auf den Ausgaben der letzten Periode aufsetzen
- Wachstum direkt im Budget einplanen
- Festlegen, wer Budget-Alerts erhält
- Budget-Alerts in passende Slack-Kanäle senden
- Budget-Schwellenwerte definieren, bei denen Stakeholder benachrichtigt werden sollen
- Aktuelle und prognostizierte Ausgaben gegenüber dem Budget einsehen
- Historische Ausgabenmuster der Attribution(s) einsehen, auf der das Budget basiert.
So bauen Sie Cloud-Kosten-Budgets in DoiT Cloud Intelligence auf
Sobald ein Schwellenwert überschritten wird, erhält unser Engineering Lead eine E-Mail (und Slack-Nachricht) mit folgenden Informationen:
Beispiel eines automatisierten Budget-Alerts aus DoiT Cloud Intelligence
Stakeholder haben außerdem die Möglichkeit, der Ursache einer Schwellenwert-Überschreitung auf den Grund zu gehen.
Was, wenn Ihr 50%-Schwellenwert bereits am fünften Tag des Monats überschritten wird? Dann ist mit ziemlicher Sicherheit etwas Unerwartetes passiert.
Direkt aus einem Budget heraus (oder aus dessen Slack-Alert) generieren Ihre Stakeholder mit einem Klick einen vorkonfigurierten Report, der die Kosten Ihrer Attribution nach Service aufschlüsselt – um die mögliche Ursache zu identifizieren.
In unserem Beispiel unten erkennen wir einen drastischen Anstieg der Cloud-Storage-Kosten zu Monatsbeginn.
Untersuchen, warum ein Budget-Schwellenwert in DoiT Cloud Intelligence frühzeitig überschritten wurde
Granulare Cloud-Kosten-Alerts für Stakeholder einrichten
Budgets sind hilfreich, wenn Ihre Alert-Schwellen auf absoluten Zahlen basieren (z. B. ausgegebene Dollar) und Sie eine einzelne Position bewerten (z. B. die BI Application).
Weniger geeignet sind sie, wenn Sie jede Instanz derselben Dimension einzeln bewerten möchten (z. B. jeden Ihrer K8s-Cluster) oder Alerts auf prozentualen Veränderungen über einen bestimmten Zeitraum (z. B. wöchentlich) basieren sollen.
Was, wenn Sie etwa wissen wollen, sobald ein beliebiger K8s-Cluster eine Ausgabensteigerung von mehr als 15 % gegenüber dem Vormonat verzeichnet? Normalerweise müssten Sie für jeden Cluster ein eigenes Budget anlegen, manuell den Betrag eingeben, der einer Steigerung von 15 % gegenüber der Vorwoche entspricht – und dann jedes Budget laufend aktualisieren. Sie sehen, worauf das hinausläuft.
Für Situationen, in denen Stakeholder ihre Nutzung auf einer feineren Ebene im Blick haben sollen, richten DoiT-Kunden Alerts ein.
Beispiel: Jede Ressource auf einen Anstieg von 25 % gegenüber der Vorwoche überwachen
Angenommen, unser Engineering Lead soll benachrichtigt werden, sobald eine Ressource – etwa ein S3-Bucket – im Zusammenhang mit der BI Application um 25 % gegenüber der Vorwoche steigt. Das wäre ein Frühwarnsignal für einen möglicherweise unerwarteten Anstieg der Compute-Kosten.
Im Beispiel unten erreichen wir das, indem wir:
- Den Alert über die zuvor erstellte Attribution auf die Kosten der BI Application beschränken
- Den Alert auf einen prozentualen Anstieg von 25 % einstellen
- Im Dropdown "Evaluate for each" "Resource" auswählen, sodass jede Ressource überwacht wird
Einrichten eines Alerts, der einen Kostenanstieg von >25 % gegenüber der Vorwoche für jede VM unserer BI Application überwacht
Anschließend tragen wir nur noch die E-Mail-Adressen der Stakeholder ein, die benachrichtigt werden sollen – ob nur den Engineering Lead oder gleich das gesamte Team.
Einrichten eines Kosten-Alerts in DoiT Cloud Intelligence
Kostenspitzen abfangen, bevor sie zur Lawine werden
Bei den vielen beweglichen Teilen in der Cloud lässt sich kaum alles im Blick behalten. Für die blinden Flecken, die Ihre Alerts und Budgets nicht abdecken, gibt es Anomaly Detection.
Anomaly Detection ermittelt eigenständig, wie "normales Ausgabeverhalten" für Ihr Unternehmen aussieht – pro Account/Projekt und pro Service – und benachrichtigt Sie, sobald ungewöhnliche Ausgaben erkannt werden.
Beispiel einer in DoiT Cloud Intelligence erkannten Cloud-Kostenanomalie
Einzelne Stakeholder interessieren sich allerdings vermutlich weniger für Anomalien im Kontext der gesamten Cloud-Ausgaben oder eines bestimmten Projekts/Accounts.
Praktischerweise lässt sich Anomaly Detection auch für einzelne Attributions aktivieren. So können wir auf Anomalien im Scope unserer BI Application prüfen – und unser Engineering Lead wird benachrichtigt, sobald eine erkannt wird.
So aktivieren Sie Anomaly Detection für eine individuelle Kostenkategorie in DoiT Cloud Intelligence
Es gibt durchaus Kostensteigerungen, die im gesamten Cloud-Spend nicht als Anomalie auffallen – wohl aber, sobald man sich nur die Kosten der BI Application ansieht.
Wenn Stakeholder Kostenspitzen eigenständig und früh erkennen, verbringen sie weniger Zeit mit der Suche nach Quelle und Umfang des Problems – und mehr Zeit damit, im Team zu klären, wie es dazu kam und wie sich das künftig verhindern lässt. Vor allem aber stärkt das ihr Gefühl der Verantwortung für die eigenen Kosten.
Kostenbewusstsein bei Stakeholdern mit täglichen Cost Digests aufbauen
Für tagesaktuelle Updates zu den Ausgaben abonnieren viele FinOps-Verantwortliche unserer Kunden ihren Stakeholdern Daily Digests zum jeweiligen Anteil an der Cloud-Rechnung.
Daily Digests liefern Kontext zu den Ausgaben einer Attribution: Tag-zu-Tag, Monat-zu-Monat und Month-to-Date.
In unserem Beispiel unten können wir unseren Engineering Lead für Daily Digests zur BI Application anmelden – sodass er auch dann seine täglichen Kosten im Blick hat, wenn keine außergewöhnliche Spitze auftritt oder ein Budget-Schwellenwert überschritten wird.
Beispiel eines Daily-Digest-Reports aus DoiT Cloud Intelligence
FinOps-Trainingsmaßnahmen
Bei allem, was Technologie leisten kann: Allein reicht sie für die FinOps-Adoption nicht aus. Sie müssen sie mit weiteren Schulungen und Begleitformaten kombinieren.
Dafür haben DoiT-Kunden Zugang zu FinOps-Spezialisten, die Ihre Organisation dabei unterstützen, FinOps-Prinzipien in Einzel- und Gruppenformaten zu verinnerlichen.
Individuelle FinOps-Beratung
Im Einzelformat helfen unsere FinOps-Spezialisten Kunden dabei, FinOps-Fähigkeiten aufzubauen: Kosten verstehen und zuordnen, Forecasts verfeinern, Commitment-basierte und kommerzielle Rabatte optimieren und Engineers dafür gewinnen, ihre Cloud-Kosten zu optimieren.
Kostentransparenz und -zuordnung
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Cloud-Rechnung zu entschlüsseln, helfen wir Ihnen, maßgeschneiderte Kostenreports zu erstellen, die nicht nur bei Ihnen, sondern auch bei Ihren Stakeholdern Bewusstsein schaffen – und allen helfen, Stückkosten zu verstehen.
Dazu gehört:
- Self-Serve-Reports einführen und sie effektiv an die richtige Zielgruppe, im richtigen Kanal und zum richtigen Zeitpunkt ausspielen
- Ausgabentrends auf allgemeiner oder spezifischer Ebene überwachen
- Kosten- oder Nutzungsanomalien an die Gruppe weiterleiten, der die Nutzung gehört
- Treffgenaue Budgets für Ihre Stakeholder-Gruppen aufbauen
All das sind Wege, um Stakeholder-Gruppen zu mehr Verantwortungsgefühl für Kosten zu führen.
Und besser noch: Wir helfen Ihnen, diese Aufgaben zu automatisieren, sodass Sie sie für Ihre Stakeholder nur einmal einrichten müssen.
Tatsächlich liegen Anomalie- und Budget-Alerts laut "State of FinOps 2023" der FinOps Foundation auf Platz 1 und 2 der Bereiche, die FinOps Practitioners 2023 automatisieren wollen.
Quelle: State of FinOps 2023, FinOps Foundation
Rate-Optimierung über Commitment-basierte und kommerzielle Rabatte
Während viele Kunden automatisierte Sparprodukte wie Flexsave einsetzen, um ihre gesamten On-Demand-Compute-Ausgaben abzudecken, möchten manche Unternehmen lieber eigene 3-Jahres-CUDs oder Savings Plans erwerben und Flexsave den Rest übernehmen lassen.
In solchen Fällen arbeiten unsere FinOps-Spezialisten mit Ihrem Team daran, Ihre langfristige Geschäftsplanung in ein 3-Jahres-Commitment zu übersetzen, das wirklich passt – damit Sie die Einsparungen aus Commitment-basierten Rabatten maximieren und gleichzeitig das Risiko unzureichender Auslastung minimieren.
Hinzu kommt: Bei der Verhandlung eines EDP- oder Cloud-Commitments lässt sich oft schwer einschätzen, ob Sie ein gutes Angebot erhalten oder ob bei bestimmten SKUs auf Basis Ihrer geplanten Nutzung ein höherer Rabatt drin wäre. Sie profitieren von unserer Erfahrung aus Hunderten Verhandlungen mit Cloud-Providern – für den bestmöglichen Deal.
Gamification
Da FinOps ein kultureller Reframing-Prozess ist und häufig eine Veränderung organisatorischen Verhaltens verlangt, können Gamification-Initiativen Stakeholder zusätzlich motivieren und die unternehmensweite Adoption beschleunigen.
Wie lassen sich spielerische Elemente in FinOps integrieren? Viele setzen Leaderboards ein – aber nicht zwingend, um zu tracken, welches Team oder welche Person am meisten Geld gespart hat. Wir haben festgestellt, dass Einsparungs-Leaderboards unerwünschte Effekte haben können. Sie können Teams etwa dazu verleiten, die ineffizientesten Ansätze zu priorisieren – statt jener, die optimiert die größte Wirkung hätten.
Der FinOps-Ansatz einer "blameless culture" ist hier entscheidend. In manchen Organisationen werden Engineers dafür kritisiert, "es nicht beim ersten Mal richtig gebaut" zu haben, oder dafür gelobt, "besser" zu sein als andere.
Das ist nicht gesund, da es vom eigentlichen Ziel ablenkt und die Zusammenarbeit schwächt. Sinnvoller ist es, Hinweise und Entdeckungen zu belohnen – um zuvor übersehene Bereiche sichtbar zu machen, in denen sich Gamification und Fokus lohnen. Das Ziel ist, geschäftsspezifische Ineffizienzen abzubauen – und die können sehr individuell sein.
Die erfolgreichsten Gamification-Initiativen passen zur Unternehmenskultur und setzen Anreize für Ziele, die die problematischsten Themen lösen und die größte Wirkung erzielen. Belohnt werden Teams dann dafür, dass sie Optimierungen systematisch verankern; das Lob bzw. die "Punkte" richten sich nach der Gewichtung der adressierten Initiativen.
Welche Aktivitäten lassen sich gamifizieren?
- Tagging-Compliance (Anteil getaggter Ressourcen erhöhen)
- Geringere Budgetüberschreitungen
- Schnellere Behebung von Cloud-Kostenanomalien
- Bessere Reservation Coverage
- Nutzung optimieren – vor einer Migration oder einem kommerziellen Commitment
Gamification setzt auf Belohnungen und/oder Anerkennung. Hier dürfen Sie kreativ sein, sollten aber die Unternehmenskultur im Blick behalten. Bestehende Incentive-Tools lassen sich nutzen (bei DoiT setzen wir auf Bonusly), wir haben aber auch Teams gesehen, die ihre Einsparungen für Konferenztickets oder Team-Events verwenden.
FinOps-Gruppentrainings
Unsere FinOps-Spezialisten bieten mehrwöchige FinOps-Bootcamps an und vermitteln Kundengruppen darin die relevanten Konzepte und Tools von FinOps. Ziel ist es, gemeinsam zu bestimmen, wo Sie auf der FinOps-Adoptionskurve stehen, individuelle Pläne für Ihre Organisation zur Erreichung relevanter Ziele zu entwickeln und das Fundament für eine umfassende FinOps-Strategie zu legen.
Diese Gruppentrainings geben Ihnen außerdem Gelegenheit, von Kunden in vergleichbarer Lage zu lernen – was sie bereits ausprobiert haben, welche Taktiken funktioniert haben, mit welchen Herausforderungen sie zu tun hatten und vieles mehr.
FinOps gelingt nur als Teamleistung
Den vollen Nutzen von FinOps schöpfen Sie nur dann aus, wenn die Kommunikation und Zusammenarbeit gegeben ist, die ein erfolgreicher Kulturwandel mit sich bringt.
Stakeholder werden neue Tools, die ihnen Sichtbarkeit verschaffen, in der Regel nicht sofort übernehmen – deshalb müssen Sie sie dort abholen, wo sie stehen.
Viele der FinOps-erfahrensten DoiT-Kunden setzen auf DoiT Cloud Intelligence, um Kostenbewusstsein und Zusammenarbeit zu fördern – weil die Plattform wertvollen Kontext liefert, ohne dass Stakeholder sich erst in neue Tools einarbeiten müssen. Schritt für Schritt entwickeln sie ein stärkeres Bewusstsein für ihre Kosten – und ein echtes Verantwortungsgefühl dafür.
Sie sind noch kein DoiT-Kunde? Sprechen Sie uns an, um mehr über DoiT Cloud Intelligence und unsere FinOps-Spezialisten zu erfahren – und die FinOps-Adoption in Ihrer Organisation voranzutreiben.