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Teleall lleva a 1.700 empleados a Google Workspace

El plan de migración en 8 pasos de DoiT reemplazó un sistema de correo con 15 años de antigüedad y unificó a los trabajadores por turnos de 7 sedes en Google Cloud.

Cloud Intelligence™
Teleall

The Challenge

Teleall se encontraba ante una decisión crítica con su envejecida infraestructura de correo. Tras 15 años con el mismo sistema, debía elegir entre actualizar a una solución de servidor local o explorar alternativas en la nube. La naturaleza descentralizada de la organización, con 1.700 empleados repartidos en 7 sedes y trabajando por turnos, sumaba complejidad a cualquier migración.

The Solution

DoiT desarrolló un plan integral de implementación en 8 pasos para la migración a Google Workspace. El despliegue comenzó por las divisiones más pequeñas y avanzó hasta la oficina del CEO. DoiT acompañó de cerca la etapa final, la más compleja, que consistió en implementar el correo y los sistemas de programación de turnos, e incluyó capacitación, implementación técnica y soporte continuo durante toda la transición.

Results

  • Se eliminaron los problemas previos de programación de turnos y mejoró la eficiencia del trabajo
  • Se habilitó la colaboración en tiempo real, con varios usuarios trabajando en un mismo documento de forma simultánea
  • Mejoró la accesibilidad para los supervisores de turno en distintas sedes
  • Se eliminaron las fallas del sistema de correo y los problemas de capacidad de almacenamiento
  • Se redujo la carga de mantenimiento de TI gracias a una infraestructura en la nube

El equipo de DoiT nos presentó un plan experto e integral, y nos detalló cada parte del proceso incluso antes de empezar: capacitación, soporte y, por supuesto, la implementación técnica. Hay usuarios que nos dicen que esta transición les cambió la vida y que el nuevo sistema es muy superior al de la competencia.

Sagi Yosef, IT Sys Admin, Teleall

El desafío de la migración

Teleall operaba como una organización descentralizada, con 1.700 empleados en 7 sedes a lo largo de Israel. Tras 15 años con el mismo sistema de correo, llegó a un punto de decisión crítico. La compañía tenía que elegir entre actualizar a una solución de servidor local o explorar alternativas en la nube. La complejidad de gestionar a trabajadores por turnos en varias sedes hizo aún más difícil esta decisión.

Un enfoque estratégico de implementación

DoiT diseñó un plan integral de implementación en 8 pasos para la migración a Google Workspace. La estrategia de despliegue comenzó por las divisiones más pequeñas y fue escalando hasta llegar a la oficina del CEO, que centraliza las operaciones y los horarios. Durante la etapa final y más compleja —la implementación del correo y los sistemas de programación de turnos— DoiT acompañó de cerca a los responsables de oficina a lo largo de toda la transición.

Transformación operativa

La migración a Google Workspace generó procesos de trabajo más eficientes en toda la organización. El sistema de correo resultó especialmente sólido para los usuarios intensivos, con una organización de datos extraordinaria, más simple y eficiente que en el sistema anterior. La implementación de Google Docs empezó a mostrar ventajas inmediatas en accesibilidad y opciones para compartir, algo clave en una empresa con empleados que trabajan por turnos.

Mejores capacidades de colaboración

Google Workspace permitió que varios usuarios trabajaran en un mismo documento de forma simultánea, lo que volvió mucho más eficientes a los supervisores de turno y a los responsables del Contact Center. Las funciones para compartir permitieron que cualquiera pudiera trabajar sobre los archivos sin interferencias, manteniendo a la vez el control de cada usuario sobre el acceso al documento. Esto resultó especialmente valioso para coordinar los horarios de turnos entre varias sedes.

Impacto medible en el negocio

Se registró una mejora significativa en el núcleo operativo de la compañía. A pesar de las dudas iniciales del equipo administrativo frente al cambio en la forma de trabajar, el proyecto recibió comentarios muy positivos. Los problemas previos de programación de turnos desaparecieron y la eficiencia del trabajo mejoró de forma sustancial. La transición eliminó las fallas del sistema de correo y los problemas de capacidad de almacenamiento, y a la vez redujo las necesidades de mantenimiento de TI.

Alianza experta y acompañamiento

La experiencia de DoiT no se limitó a la implementación técnica: también abarcó la gestión del cambio organizacional. El equipo entendió los aspectos psicológicos de una transformación de este tipo y orientó la adaptación de los procesos al nuevo entorno de trabajo. Su enfoque integral incluyó capacitación, soporte y una planificación detallada que cubrió cada aspecto del proceso de migración.

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