Teleall lleva a 1.700 empleados a Google Workspace

DoiT desarrolló un plan integral de implementación en 8 pasos para la migración a Google Workspace. El despliegue comenzó por las divisiones más pequeñas y avanzó hasta la oficina del CEO. DoiT acompañó de cerca la etapa final, la más compleja, que consistió en implementar el correo y los sistemas de programación de turnos, e incluyó capacitación, implementación técnica y soporte continuo durante toda la transición.

Teleall operaba como una organización descentralizada, con 1.700 empleados en 7 sedes a lo largo de Israel. Tras 15 años con el mismo sistema de correo, llegó a un punto de decisión crítico. La compañía tenía que elegir entre actualizar a una solución de servidor local o explorar alternativas en la nube. La complejidad de gestionar a trabajadores por turnos en varias sedes hizo aún más difícil esta decisión.

DoiT diseñó un plan integral de implementación en 8 pasos para la migración a Google Workspace. La estrategia de despliegue comenzó por las divisiones más pequeñas y fue escalando hasta llegar a la oficina del CEO, que centraliza las operaciones y los horarios. Durante la etapa final y más compleja —la implementación del correo y los sistemas de programación de turnos— DoiT acompañó de cerca a los responsables de oficina a lo largo de toda la transición.

La migración a Google Workspace generó procesos de trabajo más eficientes en toda la organización. El sistema de correo resultó especialmente sólido para los usuarios intensivos, con una organización de datos extraordinaria, más simple y eficiente que en el sistema anterior. La implementación de Google Docs empezó a mostrar ventajas inmediatas en accesibilidad y opciones para compartir, algo clave en una empresa con empleados que trabajan por turnos.

Google Workspace permitió que varios usuarios trabajaran en un mismo documento de forma simultánea, lo que volvió mucho más eficientes a los supervisores de turno y a los responsables del Contact Center. Las funciones para compartir permitieron que cualquiera pudiera trabajar sobre los archivos sin interferencias, manteniendo a la vez el control de cada usuario sobre el acceso al documento. Esto resultó especialmente valioso para coordinar los horarios de turnos entre varias sedes.

Se registró una mejora significativa en el núcleo operativo de la compañía. A pesar de las dudas iniciales del equipo administrativo frente al cambio en la forma de trabajar, el proyecto recibió comentarios muy positivos. Los problemas previos de programación de turnos desaparecieron y la eficiencia del trabajo mejoró de forma sustancial. La transición eliminó las fallas del sistema de correo y los problemas de capacidad de almacenamiento, y a la vez redujo las necesidades de mantenimiento de TI.

La experiencia de DoiT no se limitó a la implementación técnica: también abarcó la gestión del cambio organizacional. El equipo entendió los aspectos psicológicos de una transformación de este tipo y orientó la adaptación de los procesos al nuevo entorno de trabajo. Su enfoque integral incluyó capacitación, soporte y una planificación detallada que cubrió cada aspecto del proceso de migración.