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Como a Raptive previne proativamente os custos de suporte estendido do AWS RDS

Agora a Raptive recebe um aviso com seis meses de antecedência antes de qualquer engine do RDS expirar, evitando cerca de US$ 10 mil por ano em custos inesperados.

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Raptive

The Challenge

Se você roda qualquer coisa no Amazon RDS, já conhece o roteiro: uma versão de engine que você vinha rodando tranquilamente há anos cai silenciosamente no fim do suporte padrão e, de uma hora pra outra, você se vê diante de um upgrade forçado ou de uma conta salgada de Extended Support.

O preço do AWS Extended Support entra em vigor no momento em que uma versão major chega ao EOL, e não é barato — é um acréscimo por vCPU-hora em cima do seu gasto normal de RDS, aplicado automaticamente a toda instância que ainda esteja rodando uma versão sem suporte. Para uma frota de qualquer porte relevante, perder uma data de EOL por apenas um trimestre pode silenciosamente virar cinco ou seis dígitos de gasto evitável.

A informação até está lá na documentação da AWS, mas gerenciar isso em uma frota com diferentes engines de banco de dados é o tipo de trabalho braçal que ninguém encara de fato até as coisas quebrarem — ainda mais porque agendar manutenções em bancos RDS críticos costuma vir com atrasos inegociáveis do lado do negócio.

A Raptive estava chegando exatamente nessa encruzilhada. O time tinha começado a dimensionar o que seria preciso para documentar e acompanhar manualmente as engines RDS desatualizadas em sua frota — um esforço demorado e sem nenhuma forma nativa de se manter em dia conforme novas datas de EOL fossem surgindo.

The Solution

Em vez de criar e manter um sistema de rastreamento próprio internamente, a Raptive recorreu ao CloudFlow, o motor de automação do DoiT Cloud Intelligence para workflows de FinOps e CloudOps.

Para a Raptive, o desafio era acompanhar as engines RDS que se aproximavam do fim do suporte padrão na sua frota de mais de 30 bancos de dados.

A empresa implantou um template do DoiT CloudFlow que automatiza esse processo de forma agendada. O fluxo varre todas as instâncias RDS em todas as contas e regiões da AWS disponíveis e dispara um alerta para um destinatário pré-configurado sempre que uma engine RDS estiver para chegar ao fim do suporte padrão nos próximos seis meses (configurável).

Hoje o fluxo está totalmente operacional e entrega à Raptive relatórios semanais sobre quais engines de banco ainda rodam versões próximas do fim do suporte padrão.

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Results

  • 37 bancos de dados cobertos automaticamente em todas as regiões da AWS, e contando
  • ~US$ 10 mil/ano em custos de suporte estendido evitados

Os novos alertas de fim de vida do RDS no CloudFlow nos permitiram ser mais proativos em manter nossas instâncias de banco de dados atualizadas. A nova solução nos dá visibilidade interna com antecedência, para que possamos nos preparar para os upgrades, em vez de ter que atualizar sob pressão e ainda pagar custos de suporte estendido.

Jon Fairbanks, Site Reliability Engineering Manager

Impacto

Com aviso suficiente sobre as engines RDS prestes a ficar desatualizadas, a Raptive agora tem a visibilidade interna para planejar upgrades com antecedência, em vez de correr atrás depois que o suporte termina.

Um aviso de seis meses transforma isso de uma emergência em um exercício de planejamento. Os times de engenharia ganham fôlego para agendar janelas de manutenção, testar a compatibilidade das aplicações e fazer o upgrade nos seus próprios termos, em vez de serem acionados na semana em que o suporte acaba.

Hoje, o fluxo cobre automaticamente mais de 30 instâncias RDS em todas as regiões da AWS usadas pela Raptive e já ajudou a empresa a evitar cerca de US$ 10 mil por ano em custos de suporte estendido que, de outra forma, teriam se acumulado silenciosamente.

A Raptive não precisa mais dedicar recursos de engenharia para criar ou manter esse sistema de rastreamento internamente e pode contar com o DoiT Cloud Intelligence para manter o fluxo rodando no longo prazo.

Quer configurar isso no seu próprio ambiente? O template RDS Engines Nearing EOL está disponível diretamente no DoiT Cloud Intelligence. Basta abrir o CloudFlow, clicar na aba Templates e buscar por "RDS Engines Nearing EOL" para começar.

Saiba mais sobre o CloudFlow e o DoiT Cloud Intelligence

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What they say

Raptive

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Jon Fairbanks, Site Reliability Engineering Manager

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What I really like about DoiT's approach is that you're very hands-on and proactive. Satyam would ping me a few times a sprint, letting me know about the most current features, checking in on how things are going. When we are going through a peak time, that proactiveness makes a real difference. Satyam always comes through whenever we need support and helps us leverage the right experts to get us where we need to be.

Chiamaka Ibeme, Engineering Manager, Platform

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SELECT has made important cost data readily accessible. I will often pull it up during engineering design reviews so we can quickly evaluate cost impact and projections and factor that into our design decisions.

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You guys have the best UI experience that I've had of any software. It's like you just read my mind where, like, oh, I wish I could click there. Oh, I can

Diana Koshy, Sr. Director of Data Engineering at Kargo

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SELECT feels like exactly what Paul and I would have built if we had locked ourselves in a room for 18 months to create our ideal monitoring solution.

Devin McGee, Data Engineering Lead at Home Chef

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SELECT dramatically lowers the cognitive load to understanding Snowflake costs. I'm able to sit there and easily understand what's driving the cost. Not to blow smoke up your ass, but it's just so easy to do in your platform

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One of the most helpful cost rituals we've setup from SELECT is the weekly spend digest sent to Slack. I can start high level and ensure things are in check. If not, I can very quickly drill down into specific workloads which may have driven the cost spike and remediate them before they become a bigger issue.

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Dr. Anish Kapur, Founder & CEO, Promptly

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DoiT's Customer Success and Forward Deployed Engineering teams work very closely with us. The regular sessions with our CSM keep us focused on the right priorities, and the FDEs provide the deep technical guidance we need to validate decisions and optimize our environment. That combination has been genuinely valuable for us.

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