Questo articolo è stato pubblicato originariamente su Zephyr Globe.
L'Earned Value Management è una tecnica ben nota nel Project Management, che può essere applicata efficacemente al Cloud FinOps all'interno del dominio 'Quantify Business Value'. Ho trattato questo tema nel mio articolo Applying Earned Value Management (EVM) to FinOps Cloud Cost Management. Le consiglio vivamente di partire da quella lettura, se non ha ancora familiarità con questa tecnica.
Presupposti
Per un calcolo efficace dell'EVM dobbiamo dare per assodata la presenza dei seguenti elementi.
- Unit Economics ben definiti e compresi. È una delle Capability all'interno del dominio 'Quantify Business Value'. Diamo per scontato che esista un obiettivo di Unit Economics per il periodo di budget. Ad esempio, un target di X di costo per ordine su base annua.
- Un Budget definito per il periodo di riferimento. Nello specifico, un piano che indichi quanto si prevede di spendere in ciascuna suddivisione temporale del ciclo di budget. Consiglio, come minimo, di avere un dato mensile qualora il ciclo di budget sia annuale. Questo budget, o Plan Value (PV), è il risultato delle capability di Budgeting e Planning & Estimating.
Prima di iniziare
Earned Value, % Complete e Unit Economics
L'Earned Value (EV) è il risultato del Planned Value (PV) moltiplicato per la %Complete. Tenga presente che sia EV sia PV sono cumulativi rispetto al periodo di valutazione. Per periodo di valutazione intendiamo "l'importo cumulato fino al mese in cui stiamo effettuando l'analisi". Ad esempio, il PV di marzo è l'importo cumulato dei primi 3 mesi dell'anno.
Nel FinOps, la % Complete è il rapporto tra l'Unit Economic del periodo di valutazione e l'Unit Economic target. Ad esempio, a marzo il nostro costo cumulato per ordine è di 0,54 $ e il costo target per ordine è di 0,50 $.
Come si calcola l'Earned Value Management
Vediamo il calcolo con un esempio semplice. Ipotizzi un ciclo di budget annuale, da gennaio a dicembre. Per semplicità, consideri una spesa mensile stimata pari a 100 $ costanti. Il PV è l'importo cumulato a un determinato mese.
Scenario 1 – Sotto budget
Ipotizziamo di valutare il mese 5 (maggio) e che i valori calcolati di %Complete, Actual Cost e Actual Cost (AC) cumulato siano i seguenti:
Riportiamo questi numeri in un grafico e approfondiamo l'analisi.
La cost variance è la differenza tra Earned Value e Actual Cost. È il valore reale che abbiamo maturato fino a quel momento.
L'Earned Value tiene conto del valore di business mettendo in relazione gli Unit Economics attesi con quelli reali.
Scenario 2 – Sopra budget
Ipotizziamo ora che, pur restando invariati PV e AC, la %Complete sia andata diversamente, perché gli unit economics non hanno rispettato le attese.
Guardando solo Actuals e Plan, ci si potrebbe lasciare ingannare dall'apparente risultato positivo di 25 $ in meno. In realtà, confrontando gli Actuals (AC) con l'Earned Value, ci accorgiamo di essere 150 $ oltre. In altre parole, una Cost Variance negativa di -150 $.
La conclusione di questo scenario è che, pur spendendo meno di quanto pianificato, non stiamo raggiungendo il valore di business atteso a causa di una cost variance negativa.
Cost Performance Indicator
Il Cost Performance Indicator (CPI) si ottiene dividendo l'Earned Value (EV) per l'Actual Cost (AC).
Applicando questa formula ai due scenari, ecco il risultato:
Quindi, in relazione al Cost Performance Indicator, se:
- il CPI è superiore a 1, stiamo spendendo meno per ottenere i risultati di business;
- il CPI è inferiore a 1, stiamo spendendo di più e mancando l'obiettivo;
- il CPI è pari a 1, stiamo procedendo secondo il piano.
Il CPI si rivela così un buon indicatore: con un solo numero possiamo capire se la nostra spesa cloud sta generando il valore atteso.
Conclusione
Sebbene l'approccio Earned Value Management (EVM) al FinOps che sto proponendo possa sembrare una novità, la tecnica in sé esiste da molti anni. Termini come AC, EV e PV possono sembrare distanti dal lessico che usiamo ogni giorno nella gestione dei costi cloud. Ma la mia intenzione nel mantenerli è quella di consentire a chiunque di sfruttare l'enorme mole di post, articoli, video e altri contenuti prodotti sull'EVM nel corso degli anni.
Il pregio dell'EVM è che condensa in pochi indicatori la reale situazione dei costi rispetto ai risultati di business attesi, quantificandola in termini monetari.
Abbiamo introdotto brevemente il Cost Performance Indicator (CPI), un modo efficace per sintetizzare in un unico numero la spesa reale a fronte del piano e degli obiettivi di business. Naturalmente non è un numero magico. Va inteso per quello che è: un indicatore. Uno strumento per valutare rapidamente la situazione e innescare le discussioni necessarie.
Sfruttare l'Earned Value Management nel cloud FinOps ha un prezzo. Serve quantomeno una maturità iniziale in capability come Planning & Estimating, Budgeting e Unit Economics, per fornire gli input necessari a un'attività di Reporting & Analytics efficace.
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Disclaimer: le informazioni qui riportate hanno finalità puramente didattiche. Per una consulenza specifica sul contesto della sua organizzazione, non esiti a contattarci. 📊💡