Este artículo se publicó originalmente en Zephyr Globe.
El Earned Value Management es una técnica muy reconocida en la gestión de proyectos que puede aplicarse con buenos resultados al Cloud FinOps dentro del dominio 'Quantify Business Value'. Ya abordé este tema en mi artículo Applying Earned Value Management (EVM) to FinOps Cloud Cost Management. Te recomiendo empezar por ahí si todavía no conoces esta técnica.
Supuestos
Para que el cálculo del EVM sea efectivo, debemos partir de que existen los siguientes elementos.
- Unit Economics bien definidos y comprendidos. Es una de las capacidades dentro del dominio 'Quantify Business Value'. Asumimos que hay un objetivo de Unit Economics para el período presupuestario. Por ejemplo, un objetivo de X de costo por pedido durante el año.
- Un Presupuesto definido para el período presupuestario. En concreto, un plan de cuánto esperas gastar en cada división de tiempo dentro de tu ciclo presupuestario. Como mínimo, te recomiendo tener una cifra mensual si el ciclo presupuestario es anual. Este presupuesto o Plan Value (PV) es un resultado de las capacidades de Budgeting y Planning & Estimating.
Antes de empezar
Earned Value, % Completo y Unit Economics
El Earned Value (EV) se obtiene al multiplicar el Planned Value (PV) por el %Completo. Ten en cuenta que tanto el EV como el PV son acumulados para el período evaluado. Por período evaluado nos referimos al "monto acumulado hasta el mes en el que estamos haciendo el análisis". Por ejemplo, el PV de marzo es el monto acumulado de los 3 primeros meses del año.
En FinOps, el % Completo es la relación entre los Unit Economics del período evaluado y los Unit Economics objetivo. Por ejemplo, en marzo nuestro costo acumulado por pedido es de $0.54 y nuestro costo por pedido objetivo es de $0.50.
Cómo calcular el Earned Value Management.
Usemos un ejemplo sencillo para mostrar cómo se calcula. Considera un ciclo presupuestario de un año que arranca en enero y termina en diciembre. Para simplificar, supón que el gasto mensual se estima en $100 fijos. El PV es el monto acumulado en cualquier mes dado.
Escenario 1 – Bajo Presupuesto.
Supón que estamos evaluando el mes 5 (mayo) y que las cifras calculadas de %Completo, Actual Cost y Actual Cost (AC) acumulado son las siguientes:
Llevemos estos números a un gráfico para analizarlos con más detalle.
La variación del costo es la diferencia entre el Earned Value y el Actual Cost. Es el valor real que hemos ganado hasta ese momento.
El Earned Value incorpora el valor de negocio al tomar en cuenta los Unit Economics esperados y reales.
Escenario 2 – Sobre Presupuesto
Ahora consideremos que, aunque el PV y el AC son los mismos, el %Completo se comportó distinto, porque los Unit Economics no resultaron como se esperaba.
Si solo miráramos los Actuals y el Plan, podríamos dejarnos engañar por el resultado aparentemente positivo de $25 por debajo. Pero en realidad, al comparar los Actuals (AC) contra el Earned Value, vemos que en verdad estamos $150 por encima. Dicho de otro modo, una Cost Variance negativa de -$150.
La conclusión de este escenario es que, aunque estamos gastando menos de lo planeado, no estamos alcanzando el valor de negocio esperado por una variación de costo negativa.
Cost Performance Indicator
El Cost Performance Indicator (CPI) se obtiene al dividir el Earned Value (EV) entre el Actual Cost (AC).
Si aplicamos esta fórmula a los dos escenarios, esto es lo que obtenemos:
Entonces, en el caso del Cost Performance Indicator, si:
- El CPI es mayor que 1, estamos gastando menos para lograr los resultados de negocio.
- El CPI es menor que 1, estamos gastando más y no alcanzamos el objetivo.
- El CPI es igual a 1, avanzamos según lo planeado.
El CPI termina siendo un buen indicador, porque con un solo número podemos saber si nuestro gasto en la nube está entregando el valor esperado.
Conclusión
Aunque el enfoque de Earned Value Management (EVM) aplicado a FinOps que propongo pueda sonar novedoso, la técnica en sí lleva muchos años entre nosotros. Términos como AC, EV y PV quizás no coincidan con los que usamos en el día a día de la gestión de costos en la nube. Pero mi intención al mantenerlos es que todos puedan aprovechar la enorme cantidad de publicaciones, artículos, videos y demás contenidos que se han creado sobre EVM a lo largo de los años.
Lo bueno del EVM es que condensa en unos pocos indicadores la situación real del costo frente a los resultados de negocio esperados y la cuantifica en cifras monetarias.
Presentamos brevemente el Cost Performance Indicator (CPI), una forma efectiva de reunir en un solo número el gasto real comparado con el plan y con los resultados de negocio. Claro, no es un número mágico. Debe verse tal como es: un indicador. Un medio para evaluar rápido el estado de las cosas y detonar las conversaciones necesarias.
Aprovechar el Earned Value Management en el FinOps de nube tiene un costo. Como mínimo, hace falta cierta madurez inicial en capacidades como Planning & Estimating, Budgeting y Unit Economics para contar con los insumos necesarios para un buen Reporting y Analytics.
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Aviso: La información aquí compartida es solo con fines educativos. Para asesoría específica según el contexto de tu organización, no dudes en escribirnos. 📊💡