La crescente adozione delle pratiche FinOps nelle aziende di tutto il mondo può rivelarsi un'arma a doppio taglio. Se da un lato è un indubbio vantaggio poter contare su team interfunzionali capaci di pianificare, eseguire e monitorare la spesa cloud in linea con gli obiettivi di business, dall'altro i passaggi concreti per avviare una disciplina FinOps e farla decollare possono risultare scoraggianti.
Il motivo, in parte, è che il FinOps richiede l'adesione di più team all'interno dell'organizzazione – nel precedente articolo abbiamo visto come coinvolgere al meglio i propri Engineers – ma anche perché mettere in piedi procedure di ottimizzazione dei costi può rivelarsi tutt'altro che semplice. Persino un aspetto in apparenza banale, come stabilire chi debba prendere parte a queste strategie, può generare confusione in azienda.
A chi deve interessare il FinOps?
Per inquadrare meglio le sfide, partiamo da quali figure all'interno dell'azienda dovrebbero avere un ruolo nel definire queste pratiche. Poiché il FinOps fa da ponte tra Business, IT e Finance, è essenziale che i responsabili di ciascuna di queste aree si sentano protagonisti nella definizione della strategia e contribuiscano a creare canali di comunicazione chiari sulla spesa cloud aziendale.
Sul fronte business, la leadership esecutiva deve farsi promotrice dell'iniziativa in tutta l'organizzazione e assicurarsi che ognuno lavori verso lo stesso obiettivo. Il dipartimento Finance, di norma già responsabile di budget e previsioni dei costi complessivi per i mesi e gli anni a venire, ha come obiettivo finale quello di comprendere e tracciare con precisione i costi della spesa cloud, per garantire che le risorse siano impiegate in modo oculato. L'area IT/engineering/operations, dal canto suo, è in genere responsabile di forecast, provisioning e utilizzo effettivo degli ambienti cloud: deve perciò saper comunicare le esigenze dell'azienda agli altri team e motivare le scelte di spesa.
Fonte: FinOps Foundation
Anche figure come i product owner e il Procurement dovrebbero avere voce in capitolo, ma al centro di tutto ci sono i FinOps practitioner. Questa persona o team – a prescindere dal fatto che abbia o meno "FinOps" nel proprio titolo – ha la responsabilità ultima di colmare il divario tra i reparti citati e di costruire una cultura in cui ogni team disponga di un playbook di best practice per ottimizzare la spesa cloud e massimizzare il ritorno sull'investimento.
Riunire le persone giuste, però, è solo il primo, piccolo passo del percorso FinOps. Per dare vita alla cultura corretta servono obiettivi chiari. La FinOps Foundation li articola in domini specifici, ciascuno composto da capability distinte (che spesso si sovrappongono tra un dominio e l'altro).
I sei domini FinOps sono:
- Understanding Cloud Usage and Cost
- Performance Tracking & Benchmarking
- Real-Time Decision Making
- Cloud Rate Optimization
- Cloud Usage Optimization
- Organizational Alignment
All'interno di questi domini, diverse capability sono probabilmente già presenti, almeno in parte, nella sua organizzazione. Ad esempio, la gestione degli sconti basati su commitment è qualcosa che la maggior parte delle aziende fa già molto prima di avere una pratica FinOps strutturata; è inoltre un tassello cruciale di Performance Tracking & Benchmarking, Cloud Rate Optimization e Organizational Alignment. Lo stesso vale per altre capability come la gestione delle anomalie, la misurazione dei costi unitari e l'analisi dei dati con showback.
È davvero pronto a fare il grande passo?
Considerati nel loro insieme, questi domini e capability possono essere letti attraverso la lente del FinOps Maturity Model, basato su un approccio crawl-walk-run e su obiettivi di esempio che aiutano le aziende a inquadrare la portata complessiva del problema e a capire da dove partono in questo percorso.
Eppure, per chi si trova nella fase "crawl" del modello di maturità, anche questo framework può lasciare interdetti e far chiedere da dove iniziare per avere una visione d'insieme. Vale soprattutto per le aziende più piccole o più giovani, che potrebbero non disporre degli strumenti o delle competenze necessarie per eseguire correttamente queste strategie – e, anche quando li hanno, potrebbero comunque non avere tempo o risorse umane sufficienti da dedicare al problema.
In poche parole, potrebbe non essere ancora pronto ad abbracciare in pieno una pratica FinOps top-down trasversale ai vari team e stakeholder. C'è il rischio concreto che il tempo e il denaro necessari ad avviarla non garantiscano un ROI adeguato sul lungo periodo, finendo per produrre non solo uno spreco di tempo e risorse, ma anche un potenziale danno al successo aziendale di lungo termine, sottraendo risorse alle aree dove sarebbero più utili. L'ultima cosa che desidera è varare un progetto a livello aziendale che finisca per costare più di quanto faccia risparmiare.
Come muoversi, allora?
L'ottimizzazione dei costi cloud può offrire un risultato rapido
È quasi superfluo ricordarlo: il modo più semplice per costruire consenso e slancio attorno a una nuova iniziativa è mostrare risultati tangibili; ottenere qualche quick win nelle prime fasi accresce la credibilità presso il resto dell'organizzazione e getta le basi per i passi successivi.
Quando si avvia una pratica FinOps, il cui scopo è proprio ottimizzare i processi di acquisto e consumo delle risorse cloud, la strada migliore è concentrarsi sull'ottimizzazione dei costi. Ridurre la bolletta cloud mensile dell'azienda, anche solo di poco, non solo aiuterà a dimostrare che vale la pena intraprendere questo percorso, ma rappresenterà anche un punto d'appoggio per affrontare i domini e le capability più ampi su cui ci si concentrerà in seguito.
Poiché i costi di compute spesso rappresentano ben oltre la metà della bolletta cloud di un'azienda, è qui che si trova la maggiore opportunità per abbattere la spesa cloud complessiva. E sebbene cloud provider come AWS e Google Cloud offrano sconti in cambio di commitment a lungo termine, sfruttare concretamente queste offerte è molto più complesso di quanto sembri.
Innanzitutto, la natura di un commitment di compute richiama l'approccio vecchio stile della prenotazione di spazio dedicato in un data center, con la perdita della flessibilità di avviare nuove istanze che potrebbero trovarsi in una region o appartenere a una famiglia di macchine diverse rispetto al consumo abituale. Sia AWS sia GCP offrono più tipologie di piani di commitment di compute con diversi livelli di flessibilità, in base alla regola generale per cui più si è specifici, maggiore è la percentuale di sconto: in sostanza, si baratta flessibilità con risparmio. Senza contare che potrebbe non sapere quanta flessibilità le servirà davvero nel corso del commitment.
La verità è che gestire un portafoglio di cloud commitment può tradursi in un lavoro a tempo pieno, se non in un'attività per un intero team. Non solo i fattori da considerare nel prevedere l'utilizzo di compute sono molti – machine type, region, cloud service e così via – ma il monitoraggio costante di consumo e date di scadenza su più commitment e più team è un grattacapo perenne, dodici mesi all'anno. E anche riuscendo a tenere tutto sotto controllo, resta il rischio di fondo: impegnarsi su un utilizzo specifico di compute per un lungo periodo senza alcuna garanzia che, fra dodici mesi, le esigenze saranno quelle ipotizzate oggi. Con l'overprovisioning si rischia di pagare istanze inutilizzate; con l'underprovisioning si rischia di lasciare risparmi sul tavolo.
Automatizzare la soluzione
La risposta a queste sfide gestionali – e il segreto del suo quick win FinOps – è l'automazione. Uno strumento come DoiT Flexsave™ nasce dalla consapevolezza che cloud architect, team di prodotto e leader DevOps devono potersi concentrare sullo sviluppo dei propri prodotti e sulla crescita del business, anziché passare ore ogni mese sui fogli di calcolo per tracciare e monitorare la spesa dei commitment. Allo stesso tempo, i team Finance ed executive hanno bisogno di capire come vengono consumate le risorse cloud (ad esempio: quali team e applicazioni sono i principali driver di spesa? Quali cloud service sono più critici per il business?) per poter ricondurre quelle spese agli obiettivi di business più ampi.
Flexsave risolve i grattacapi di gestione unendo la flessibilità del compute cloud on-demand ai vantaggi degli sconti basati su commitment. Lo fa tramite machine learning, analizzando la spesa di compute AWS in corso e individuando i workloads non ancora coperti dai commitment esistenti. Flexsave applica quindi in automatico l'equivalente di un Savings Plan annuale a quei workloads on-demand, eliminando l'esigenza di un tracciamento continuo dei commitment, di previsioni accurate a lungo termine e del rischio intrinseco legato all'acquisto di commitment di risorse.
La tecnologia cloud, naturalmente, va ben oltre il solo compute, e il FinOps è molto più della sola ottimizzazione dei costi. Per comprendere appieno la portata dei propri ambienti cloud e i relativi utilizzi e costi, i team FinOps devono poter allocare la spesa e implementare meccanismi di showback verso team, servizi o applicazioni specifici all'interno dell'organizzazione. È per questo che tutti gli utenti DoiT hanno accesso ad attribution e cost analytics reporting per l'intero ambiente cloud: così possono andare oltre i quick win e gettare le basi di una pratica FinOps di più ampio respiro.
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