Implantación de FinOps: Las claves del éxito
Los servicios y operaciones en la nube han cambiado la forma en que las organizaciones despliegan y escalan la tecnología, pero esta flexibilidad operativa conlleva una importante complejidad financiera. Como el gasto en la nube sigue creciendo -según Gartner 563.600 millones de dólares en gasto mundial en nube pública en 2023, y se espera que sean aún más a partir de 2024-, ya no basta con adoptar la tecnología de la nube. Las organizaciones también tienen que optimizar cómo la gestionan financieramente, por lo que las FinOps son esenciales para equilibrar la eficiencia de costes con la flexibilidad operativa en entornos de nube.
FinOps toma las prácticas existentes de gasto en la nube y añade más responsabilidad para cambiar la forma en que las organizaciones controlan los costes de la nube. El objetivo es recortar gastos tomando decisiones inteligentes e informadas que equilibren velocidad, calidad y coste. También se trata de maximizar el valor empresarial por dólar de nube mediante la colaboración, los datos de costes y la optimización. Según FlexEra, que es miembro de la Fundación FinOps, El 72% de las organizaciones contaban con un equipo o práctica FinOps dedicada o práctica en 2023, aunque muchas siguen encontrando difícil la fase de implantación.
El éxito en la implantación depende a menudo de la colaboración. Para los responsables de finanzas, crear una práctica sólida de FinOps requiere reunir a los equipos de finanzas, ingeniería y negocio. Esto significa establecer procesos claros, utilizar las herramientas adecuadas y promover una cultura en la que la conciencia de los costes se comparta en todas las funciones. La siguiente hoja de ruta describe los pasos necesarios para el éxito de las FinOps mediante la adaptación continua, especialmente entre equipos con incentivos contrapuestos, así como ejemplos del mundo real y consejos prácticos para ayudarte a conseguirlo.
Un recorrido por la hoja de ruta de implementación de FinOps
Implantar prácticas de gestión de costes de la nube en el marco de FinOps requiere una planificación y ejecución meditadas. Por supuesto, es más fácil decirlo que hacerlo. En La Fundación FinOps resume este viaje en tres fases principales: Informar, Optimizar y Operar.
Pero desglosémoslo aún más con nuestro propio proceso de cinco pasos, que incluye: Planificar, Socializar, Preparar, Lanzar y Ejecutar.
Plan
La fase de planificación sienta las bases de tu iniciativa FinOps. Durante esta fase, definirás el alcance, establecerás objetivos e identificarás a las principales partes interesadas.
Empieza por examinar detenidamente tu configuración actual de la nube. Haz un inventario detallado de tus recursos, revisa tus hábitos de gasto y detecta oportunidades de optimización. Esto significa catalogar cosas como instancias de cálculo, volúmenes de almacenamiento, bases de datos y componentes de red en todos los entornos. Al mismo tiempo, analiza los patrones de uso, los periodos de máxima demanda y lo bien que se utilizan tus recursos.
Sumérgete en los datos de costes -como tipos de servicio, regiones, cuentas y unidades de negocio- para ver cómo se distribuye el gasto y detectar cualquier ineficacia o anomalía. Utiliza esta inmersión profunda para establecer métricas de referencia que te permitan seguir el progreso. Ten en cuenta que este tipo de análisis puede tardar semanas en hacerse a fondo y puede requerir herramientas especializadas o conocimientos si trabajas con una configuración compleja de varias nubes.
A continuación, define objetivos empresariales claros para tu práctica de FinOps. Deben estar relacionados con los objetivos empresariales más amplios de tu organización, como reducir el gasto inútil en la nube, mejorar la precisión de las previsiones o aumentar la transparencia financiera. Enmarca estos objetivos utilizando métricas nativas de FinOps que impulsen la responsabilidad colaborativa, como el establecimiento de la economía unitaria (coste por cliente, transacción o llamada API), la mejora de los ratios de eficiencia de la nube (porcentaje de cobertura de instancias reservadas o dimensionamiento de recursos) y la aplicación de objetivos de precisión en la asignación de costes que permitan verdaderas capacidades de showback y chargeback.
Sé específico y establece objetivos mensurables, como reducir los residuos de la nube en un 20% en seis meses o conseguir que la precisión del presupuesto esté dentro del 5% del gasto real, asegurándote de que estas métricas fomentan la colaboración interfuncional entre los equipos de ingeniería, finanzas y empresa.
Identifica a las partes interesadas clave que se verán afectadas por tu práctica de FinOps o contribuirán a ella. Esto suele incluir a representantes de:
- Equipos financieros que necesitan visibilidad de los costes de la nube
- Equipos de ingenieros que despliegan y gestionan recursos en la nube
- Líderes de unidades de negocio que toman decisiones sobre productos y presupuestos
- Patrocinadores ejecutivos que puedan defender la iniciativa
Por último, elabora un calendario de implantación con hitos definidos. Prevé tiempo para colaborar y compartir ideas, establecer las herramientas y procesos adecuados e introducir la práctica gradualmente en toda la organización.
Socializa
Las FinOps están impulsadas en gran medida por la aceptación de toda la organización. Durante la fase de socialización, céntrate en mostrar el valor empresarial de las FinOps a las distintas partes interesadas y en abordar cualquier resistencia que surja.
Comienza la fase de socialización adaptando tus mensajes a cada grupo de interesados. Para los ingenieros, céntrate en cómo las FinOps les dan más control, ayudándoles a tomar decisiones más inteligentes y rentables con las herramientas adecuadas. Para los líderes empresariales, haz hincapié en la clara conexión entre el gasto y los resultados empresariales, y muestra cómo sus esfuerzos se alinean con los objetivos y valores fundamentales de la empresa. Utiliza métricas que influyan en la cuenta de resultados, como la optimización de los costes de adquisición de clientes (CAC) mediante un uso eficiente de la nube, la mejora de los márgenes brutos con un mejor seguimiento de la economía unitaria, y el impulso de la rentabilidad de los productos mediante la atribución precisa de los costes a las unidades de negocio o líneas de productos.
Para los ejecutivos, céntrate en cómo las FinOps pueden ahorrar dinero y mejorar las previsiones. Destaca los KPI que impulsan el valor para los accionistas, como la mejora del EBITDA mediante la optimización de los costes de la nube, una mayor previsibilidad de los presupuestos para mejorar la eficiencia del capital circulante, y una ventaja competitiva con una comercialización más rápida gracias a un desarrollo consciente de los costes. Vincula estas métricas financieras a las victorias operativas, como alcanzar una precisión de las previsiones superior al 95% cada mes y lograr la previsibilidad del flujo de caja para apoyar la planificación estratégica y fomentar la confianza de los inversores.
La educación es especialmente importante durante esta fase. Organiza talleres para explicar los principios de FinOps y cómo se aplican a tu organización. Adoptar FinOps: una guía para motivar a los ingenieros preocupados ofrece estrategias para implicar a los equipos técnicos que inicialmente pueden ver la optimización de costes como una limitación a la innovación.
Cuando encuentres resistencia, aborda las preocupaciones de frente y haz hincapié en que las FinOps son cuestión de colaboración. Un mito común es que las FinOps existen para echar la culpa de los altos costes, pero no es así. La resistencia a menudo proviene de retos organizativos mayores: los equipos de ingeniería pueden preocuparse por la ralentización del desarrollo o la reducción de los presupuestos de innovación, los equipos financieros pueden temer perder el control sobre los procesos presupuestarios, y las unidades de negocio pueden oponerse a la transparencia que pone de relieve las ineficiencias o cuestiona la asignación actual de recursos. Estas preocupaciones son algo más que simples malentendidos, ya que reflejan tensiones reales en torno a prioridades contrapuestas, recursos limitados e incentivos de rendimiento contradictorios que no siempre se alinean con los objetivos de optimización de costes.
El verdadero propósito de las FinOps es alinear los objetivos financieros con las decisiones técnicas, dando a los equipos las herramientas y la visibilidad que necesitan para tomar decisiones informadas sobre el gasto en la nube. Para abordar estos retos, reconoce abiertamente las compensaciones. Muestra cómo las FinOps pueden apoyar, no limitar, las prioridades de cada equipo, y establece una gobernanza que equilibre la eficiencia de costes con la libertad operativa. Comparte victorias rápidas e historias de éxito de otras empresas para destacar cómo las FinOps añaden valor para todos los implicados.
Prepara
Una vez asegurada la aceptación de las partes interesadas, la fase de preparación se centra en establecer las herramientas, procesos y capacidades necesarias para respaldar tu práctica de FinOps.
Empieza por evaluar el grado de compromiso de tu organización con la creación de capacidades FinOps en todos los equipos, en lugar de tratarla como un centro de costes más. Las FinOps requieren invertir en personas, procesos y tecnología que conecten las finanzas, la ingeniería y las operaciones empresariales. Los costes suelen repartirse entre los presupuestos de los equipos existentes, en lugar de agruparlos en una sola partida. Examina la madurez de tu gestión actual de la nube y decide si las herramientas nativas de la nube (como AWS Cost Explorer o Azure Cost Management) satisfacen tus necesidades, o si necesitas plataformas FinOps de terceros dedicadas. Estas herramientas avanzadas ofrecen funciones como visibilidad multi-nube, optimización automatizada y sofisticada asignación de costes.
Las herramientas nativas de la nube pueden funcionar bien para configuraciones de una sola nube con estructuras de costes más sencillas, pero si gestionas entornos de varias nubes, etiquetado complejo o requisitos detallados de devolución de cargos, plataformas como CloudHealth o Apptio Cloudability pueden ser más adecuadas. Ten en cuenta el coste total de propiedad, que incluye la licencia de la herramienta, la implantación, la formación y la gestión continua. Aunque la tecnología en sí tiene costes, la inversión real suele estar en gestionar el cambio organizativo y conseguir que los equipos trabajen juntos para que las FinOps sean realmente eficaces.
Establece normas claras de etiquetado y etiquetado para que la asignación de costes sea precisa, ya que un etiquetado coherente es clave para la fiabilidad de los informes de costes y la rendición de cuentas. Asegúrate de definir las etiquetas imprescindibles, como centro de costes, proyecto y entorno (producción o desarrollo), y respáldalas con políticas detalladas para hacerlas cumplir.
Crea herramientas de elaboración de informes que proporcionen a las partes interesadas la información sobre costes que necesitan, asegurándote de diferenciar entre visibilidad y capacidad de acción. Los equipos financieros pueden preferir informes mensuales detallados, mientras que los equipos de ingeniería obtendrán más valor de los cuadros de mando en tiempo real que muestran cómo sus despliegues repercuten en los costes.
Por último, establece funciones y responsabilidades en tu modelo operativo de FinOps. Entre las funciones más habituales se encuentran los profesionales de FinOps para dirigir el programa, los especialistas en optimización de costes para encontrar ahorros y los analistas financieros en la nube para gestionar las previsiones y los presupuestos.
Lanza
La fase de lanzamiento lleva tu práctica de FinOps del concepto a la realidad. En lugar de intentar un despliegue inmediato en toda la empresa, empieza con un programa piloto más pequeño centrado en un equipo o una cuenta en la nube concretos.
Elige un equipo piloto que esté entusiasmado con la iniciativa y que ya tenga un gasto significativo en la nube. Lo ideal es que sea un equipo con cargas de trabajo mensurables, métricas empresariales claras y una complejidad manejable, como un equipo de un solo producto con su propia infraestructura o un entorno de desarrollo con un uso predecible. Mantente alejado de los equipos con cargas de trabajo muy variables, configuraciones complejas de varios inquilinos o en medio de transiciones técnicas importantes que podrían dificultar la evaluación del impacto de las FinOps. Trabaja estrechamente con el equipo para introducir los principios FinOps, proporcionando apoyo práctico y revisiones periódicas a lo largo del proceso.
Organiza reuniones de revisión periódicas para profundizar en los patrones de gasto, detectar oportunidades de optimización y realizar un seguimiento de los avances hacia los objetivos. Utiliza estas reuniones para abordar los problemas de datos comunes que suelen surgir durante los proyectos piloto, como el etiquetado incoherente, la falta de claves de asignación de costes, los problemas de calidad de los datos del sistema de facturación o las diferencias entre el uso de los recursos y las métricas de valor empresarial. En lugar de limitarte a pulir los informes, prepárate para profundizar en retos como la mejora de la gobernanza de los datos, la normalización de las taxonomías y la integración de los sistemas financieros y operativos.
Capta las lecciones aprendidas durante el piloto y utilízalas para afinar tu enfoque antes de extenderlo más ampliamente. Ten en cuenta que estos conocimientos dependerán de la madurez de las FinOps de tu organización. Si estás en la fase de Informar (visibilidad básica de los costes), céntrate en crear informes sólidos y rendir cuentas. Si estás más cerca de la fase de Optimización, aprenderás más sobre automatización, dimensionamiento y asignación avanzada de costes. Considera la posibilidad de elaborar un libro de jugadas con las mejores prácticas, los retos comunes y las soluciones adaptadas a las necesidades únicas y al nivel de madurez de tu organización, de modo que pueda servir de guía para futuras implantaciones en otros equipos.
A medida que el piloto demuestre su éxito extiéndelo gradualmente a otros equipos. Prioriza en función del impacto del gasto en la nube y de la preparación del equipo.
Ejecuta
Una vez que tu práctica de FinOps esté en marcha, céntrate en la mejora continua y la madurez. La fase "Ejecutar" es continua y debe evolucionar a medida que crece y cambia el uso de la nube por parte de tu organización.
Establece un calendario regular de actividades que se ajuste a la estructura y capacidad de tu organización, teniendo en cuenta que los distintos equipos necesitan diferentes niveles de compromiso y frecuencia. Por ejemplo, los equipos de ingeniería de plataformas podrían necesitar una supervisión diaria de las alertas automatizadas y la detección de anomalías, mientras que los líderes de las unidades de negocio podrían comprobarlo mensualmente durante las revisiones presupuestarias. Los equipos financieros podrían preferir ciclos semanales de informes de costes que se alineen con los flujos de trabajo financieros existentes. En lugar de forzar un sistema de talla única con supervisión diaria, revisiones semanales del equipo y reuniones mensuales interfuncionales, diseña ritmos que funcionen con tus operaciones actuales.
Utiliza las sesiones de planificación de sprints para debatir los costes de ingeniería, añade métricas de FinOps a las revisiones empresariales existentes y sincroniza las reuniones interfuncionales con los calendarios de gobernanza establecidos. Ten en cuenta también factores como el tamaño del equipo, las zonas horarias y las prioridades contrapuestas a la hora de decidir la frecuencia, para que el proceso siga siendo sostenible y se evite crear reuniones innecesarias o trabajo extra. Este enfoque ayuda a que la gestión de costes forme parte de la rutina diaria (en lugar de ser una tarea ocasional), al tiempo que se mantiene el realismo sobre lo que tu organización puede manejar.
Implantar un ciclo de optimización continua que incluya
- Analizar los patrones de gasto para identificar anomalías y oportunidades
- Adaptar los recursos al uso real
- Aprovechando Instancias reservadas y planes de ahorro para cargas de trabajo predecibles
- Automatizar las políticas de control de costes cuando sea posible
Vigila los puntos de referencia y las métricas clave, celebrando las victorias cuando se produzcan. Dar a los equipos el reconocimiento de toda la empresa por alcanzar los objetivos de optimización de costes pone de relieve la importancia de la iniciativa y motiva a todos a seguir participando.
A medida que tu práctica madure, busca oportunidades para integrar los principios FinOps en los procesos previos, como el diseño de aplicaciones y la planificación de infraestructuras. Este cambio de la gestión reactiva de costes a la optimización proactiva de costes representa el nivel más alto de madurez FinOps.
Ejemplos de implementación de FinOps
Comprender cómo las organizaciones han implantado con éxito las FinOps puede aportar información valiosa. He aquí dos ejemplos:
Superbet, una empresa de tecnología y entretenimiento que opera en el sector de las apuestas deportivas, se enfrentaba a unos costes en la nube que crecían rápidamente a medida que su negocio se expandía. Como explicó su director de tecnología, Bruno Kovacic: "Siempre que había que elegir entre hacer algo más rápido o más barato, elegíamos el camino más rápido". Este planteamiento, aunque permitía una rápida salida al mercado, dio lugar a ineficiencias acumuladas en su infraestructura de nube.
Tras asociarse con el experto en gestión de la nube DoiT, Superbet implementó herramientas de ahorro automatizadas que ayudó a aumentar la cobertura de la carga de trabajo con planes de ahorro del 75% al 92%, manteniendo al mismo tiempo un 25% de recursos informáticos en la nube flexibles para gestionar la demanda variable. Superbet también obtuvo visibilidad de su gasto en la nube mediante herramientas analíticas que permitieron a la empresa asignar costes a los departamentos pertinentes e identificar oportunidades de optimización. El resultado fue una tasa de ahorro efectivo del 21% y una reducción del 6% en la factura global de la nube de Superbet, junto con el cultivo de una sólida cultura FinOps en toda la organización.
Otro ejemplo: una empresa mediana de SaaS podría decidir dar a los desarrolladores acceso a la información de costes justo cuando la necesitan. Podrían integrar herramientas de estimación de costes en su canal CI/CD, permitiendo a los desarrolladores ver el impacto financiero de los cambios de código antes de la implantación real, para asegurarse de que todo se ajusta a lo que pensaban. Esto podría ayudar a evitar picos inesperados en los costes de la nube y fomentar una cultura de innovación consciente de los costes.
En ambos casos, el éxito viene de adaptar el enfoque FinOps a la cultura y los retos específicos de la organización. Aunque no existe un enfoque único, los principios básicos de visibilidad, responsabilidad y optimización se aplican universalmente.
Consejos profesionales y principios FinOps para guiarte hacia el éxito
Para sacar el máximo partido a tu implantación de FinOps, ten en cuenta estos consejos y principios rectores de expertos:
Automatiza siempre que sea posible. El seguimiento manual de los costes se vuelve rápidamente insostenible a medida que crecen los entornos en la nube. Invierte en automatización para el cumplimiento del etiquetado, la detección de anomalías y la elaboración de informes periódicos. La automatización no sólo ahorra tiempo, sino que garantiza la coherencia y reduce los errores humanos.
Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) significativos. Las métricas genéricas como "reducir los costes de la nube" no son lo bastante específicas para impulsar la acción. En su lugar, define KPI específicos como:
- Economía unitaria (coste por cliente/transacción)
- Porcentaje de recursos ociosos
- Cobertura de instancia reservada
- Precisión de las previsiones
- Tiempo de ingeniería dedicado a la optimización de costes
Estas métricas deben conectar el gasto en la nube con los KPI generales de la empresa, aclarando cómo la optimización de costes apoya los objetivos organizativos.
Empieza con el showback, no con el chargeback. Muchas organizaciones fracasan por saltar al chargeback demasiado rápido. Empieza con informes de showback (atribución de costes no vinculante) para crear conciencia y cultura primero, antes de implantar cualquier proceso formal de responsabilidad financiera.
Fomenta una cultura consciente de los costes. Haz que la conciencia de los costes forme parte de tu ADN organizativo. Empieza asegurándote de que los costes son visibles, estableciendo una responsabilidad compartida y reconociendo y recompensando el comportamiento rentable. Algunas ideas son incluir comprobaciones de costes en las revisiones de relaciones públicas, alertas de Slack sobre anomalías de uso y objetivos de ahorro gamificados, por nombrar sólo algunas.
Equilibra el coste con el rendimiento y la innovación. El objetivo de las FinOps no es simplemente reducir costes. También debes optimizar el valor derivado del gasto en la nube. A veces, gastar más en determinadas áreas permite una innovación que impulsa el crecimiento del negocio. Céntrate en eliminar el despilfarro más que en recortar costes arbitrariamente.
Controla el ROI de tu propia práctica de FinOps. Vigila el coste de dirigir tu práctica de FinOps. Los grandes equipos dedicados a la optimización de costes no siempre justifican necesariamente su escala a través de los ahorros que generan.
Implica a los equipos de ingeniería de la plataforma. Estos equipos pueden establecer barandillas y herramientas de autoservicio que faciliten a los desarrolladores atenerse a prácticas rentables sin empantanarse. Estos equipos deben hacerse cargo de las principales funciones de habilitación de costes, como establecer tipos de instancias y configuraciones predeterminadas optimizadas para el coste y el rendimiento, implantar cuotas de recursos y flujos de trabajo de aprobación para los recursos caros, y crear portales internos para desarrolladores con datos de gasto en tiempo real y proyecciones de costes. También pueden crear políticas automatizadas para evitar problemas habituales de costes, como recursos huérfanos o instancias sobredimensionadas.
Para que la visibilidad de los costes sea una parte natural del proceso de desarrollo, los equipos de la plataforma deben integrar herramientas como la estimación de costes de la canalización CI/CD, plantillas de infraestructura como código con optimización de costes incorporada, y paneles de control que vinculen el rendimiento de la aplicación con el gasto en la nube. Integrar estas capacidades en la plataforma al principio del ciclo de vida del desarrollo permite a las organizaciones tomar decisiones conscientes de los costes por defecto, sin imponer un esfuerzo adicional a los desarrolladores individuales.
¿Por qué implantar FinOps?
Las ventajas de implantar FinOps van mucho más allá de la simple reducción de costes. La Fundación FinOps ofrece un tesoro de recursos y orientación, incluido un completo Biblioteca FinOps con casos de uso, mejores prácticas y herramientas.
Además de sus ventajas cuantificables, FinOps ayuda a las organizaciones a pasar de ver la nube como un gasto incontrolable que está fuera de su alcance a verla como una inversión estratégica. Este cambio de perspectiva permite una toma de decisiones más informada y, en última instancia, una mayor agilidad para las necesidades empresariales en evolución.
Cuando estés preparado para dar el primer paso hacia la gestión financiera en la nube con tu equipo, descarga nuestro Adopción de FinOps ebookque lo cubre todo, desde cómo evaluar si ha llegado el momento de las FinOps en la nube hasta cómo conseguir el apoyo de tu organización.
